Page 98 - Manual ofimática nivel II

archivo para cada uno de los departamentos funcionales. Las

ventajas que ofrece esta división del archivo son:
- No existe un sistema de petición de documentos, dada la

proximidad de los servicios a los documentos que se han
de utilizar.

- Permite independencia a los departamentos sin que se
pierda la colaboración entre ellos.

Según el GRADO DE UTILIZACIÓN podemos clasificarlos en: activo,

semi-activo y pasivo.

• Activo: Comprende los documentos de la consulta más frecuente.

Debe estar dispuesto a nivel de puestos de trabajo, para conservar
en él documentos necesarios en las operaciones específicas y

urgentes.

• Semi-activo: Conserva documentos que presentan una menor

vigencia y su consulta será menos frecuente. Puede estar ubicado
a nivel de dirección con la finalidad de proporcionar datos de
comprobación a operaciones ya realizadas.

• Pasivo: En este tipo de archivo se conservan los documentos con
valor histórico o documental. Puede estar centralizado ya que

recogería la documentación que ha perdido su valor operativo.

GRADO DE Centralizado

AUTONOMÍA Descentralizado

Activo
GRADO DE
Semiactivo
UTILIZACIÓN
Pasivo

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