Page 80 - Managing Employee Performance - EPMDS Training Manual

10.1 Frequently Asked Questions

(Continued)

15 What can I do if my line manager has not scheduled my performance appraisal?

W o r k d i r e c t l y w i t h y o u r l i n e m a n a g e r t o s c h e d u l e a t i m e . O f t e n , o u r h e c t i c s c h e d u l e s i n t e r f e r e w i t h
e v e n t h e m o s t i m p o r t a n t t a s k s . S o m e m a n a g e r s m a y h a n d l e s c h e d u l i n g d i f f e r e n t l y . O n e o p t i o n m a y
b e t o o f f e r t o s c h e d u l e t h e m e e t i n g t i m e . I f t h a t i s a p p r o p r i a t e , i t i s i m p o r t a n t t o g i v e y o u r m a n a g e r
e n o u g h t i m e t o c o m p l e t e t h e i r p a r t o f t h e a p p r a i s a l . P l e a s e c o n t a c t t h e H R D e p a r t m e n t s h o u l d t h e
p r o b l e m p e r s i s t .

16 How do I determine what rating to assign to my employee?

R a t i n g s s h o u l d b e b a s e d o n m e a s u r a b l e r e s u l t s . E a c h K e y P e r f o r m a n c e A r e a c o n t a i n s s p e c i f i c
i n d i c a t o r s / m e t r i c s t h a t w i l l d e s c r i b e t h e m e a s u r e o f s u c c e s s f o r t h e p a r t i c u l a r K P A . E x a m p l e s i n c l u d e
R a n d a m o u n t s , d e a d l i n e s , d a t a , r e s p o n s e t i m e s , t i m e / m o n e y s a v e d , e t c . U s i n g t h e s e g u i d e l i n e s w i l l
c l e a r l y i n d i c a t e w h e t h e r a p e r f o r m a n c e g o a l h a s b e e n e x c e e d e d , m e t , o r m i s s e d .

17 As an employee, how can I prepare myself before my final review meeting?

Y o u w i l l c o m p l e t e y o u r s e l f - a p p r a i s a l b y f i l l i n g i n t h e a p p r o p r i a t e s e c t i o n s o f t h e P e r f o r m a n c e A p p r a i s a l
W o r k b o o k , a n d p r o v i d i n g s u p p o r t i n g c o m m e n t s a s n e e d e d . Y o u a r e w e l c o m e t o b r i n g a n y s u p p o r t i n g
d o c u m e n t a t i o n t o t h e f i n a l r e v i e w m e e t i n g .

18 What if I have an employee rated "Unsatisfactory"?

A n " U n s a t i s f a c t o r y " r a t i n g i n d i c a t e s t h a t t h e e m p l o y e e d o e s n o t m e e t t h e m i n i m u m e x p e c t a t i o n s f o r t h e
j o b i n t e r m s o f r e s u l t s , w o r k q u a l i t y o r b e h a v i o u r s . S i g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t i s e x p e c t e d i n t h e i d e n t i f i e d
a r e a s . A P e r f o r m a n c e I m p r o v e m e n t P l a n m a y o r m a y n o t b e w a r r a n t e d i n t h e c a s e o f a n " U n s a t i s f a c t o r y "
r a t i n g , d e p e n d i n g o n t h e c i r c u m s t a n c e s . P l e a s e c o n t a c t t h e H R D e p a r t m e n t t o d i s c u s s t h e r e a s o n s f o r
t h e r a t i n g , a n d t o d e t e r m i n e i f a P e r f o r m a n c e I m p r o v e m e n t P l a n i s w a r r a n t e d .

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