Page 54 - Employee Handbook

Accident & Injury on Duty (IOD)

Reporting Process

Classification of Incident/Accident

N e a r M i s s I n c i d e n t – a n e a r m i s s i s a i n c i d e n t w h e r e t h e r e i s n o
l o s s , b e i t i n j u r y o r p r o p e r t y d a m a g e .
M i n o r I n c i d e n t – i t \ s a n i n c i d e n t t h a t c a n b e d e a l t w i t h
i m m e d i a t e l y e . g . F i r s t A i d I n c i d e n t .
S e r i o u s I n c i d e n t – i t ’ s w h e n t h e i n j u r e d p e r s o n i s b o o k e d o f f
f r o m w o r k , c o n t a i n a b l e f i r e , v e h i c l e d a m a g e .
S e v e r e I n c i d e n t – i t ’ s w h e n d a m a g e t o p r o p e r t y i s R 2 0 0 0 0 0 . 0 0
o r m o r e , i n j u r e d p e r s o n b o o k e d o f f w o r k f o r m o r e t h a n 1 4 d a y s ,
p e r m a n e n t d i s a b l e d , d e a t h .

Incident Reporting
A n “ i n c i d e n t i s a n y e v e n t t h a t r e s u l t s o r c o u l d h a v e p o s s i b l y
r e s u l t e d i n i n j u r y , i l l n e s s , d i s e a s e o r d a m a g e t o p r o p e r t y , t h i s
i n c l u d e s n e a r m i s s e s .

Reporting Steps
I O D o r I n c i d e n t / a c c i d e n t o c c u r s .
T h e e m p l o y e e h a s t o r e p o r t t h e i n c i d e n t / a c c i d e n t t o t h e l i n e
m a n a g e r a s s o o n a s p o s s i b l e a f t e r s u c h i n c i d e n t / a c c i d e n t h a s
o c c u r r e d , l e s s t h a n 2 4 h o u r s .
L i n e m a n a g e r w i l l r e p o r t t o S H E O f f i c e r o r H R M a n a g e r .
L i n e m a n a g e r / S H E R e p w i l l c o m p l e t e E m p l o y e r s R e p o r t o f a n
A c c i d e n t f o r m , a p p l i c a b l e s e c t i o n s o n l y .
L i n e m a n a g e r / S H E R e p w i l l t h e n s e n d c o m p l e t e d f o r m s t o S H E
O f f i c e r / H R M a n a g e r f o r a u t h e n t i c a t i o n a n d c o m p l e t i o n o f
E m p l o y e r s S e c t i o n .

L i n e m a n a g e r / S H E R e p w i l l i s s u e c o m p l e t e d f o r m s t o t h e
e m p l o y e e w h o m u s t t a k e t h e f o r m s t o a t r e a t i n g m e d i c a l
d o c t o r / h o s p i t a l t o g e t h e r w i t h h i s / h e r c e r t i f i e d I D .
T r e a t i n g d o c t o r w i l l c o m p l e t e a n d i s s u e f i r s t m e d i c a l r e p o r t t o
i n j u r e d e m p l o y e e w h o m u s t t h e n s u b m i t i t b a c k t o t h e l i n e
m a n a g e r .
L i n e m a n a g e r w i l l s u b m i t t h e s e m e d i c a l r e p o r t s t o S H E
O f f i c e r / H R M a n a g e r .
S H E O f f i c e r / H R M a n a g e r w i l l s u b m i t c o m p l e t e d f o r m s a n d f i r s t
m e d i c a l
r e p o r t t o D e p a r t m e n t o f L a b o u r .
E m p l o y e e m u s t e n s u r e t h a t h e / s h e s u b m i t m e d i c a l p r o g r e s s
r e p o r t s t o t h e e m p l o y e r
u n t i l f i n a l m e d i c a l r e p o r t i s i s s u e d b y t h e t r e a t i n g d o c t o r .
R e s u m p t i o n R e p o r t m u s t b e i s s u e d b y t h e t r e a t i n g d o c t o r i f
t h e e m p l o y e e w a s b o o k e d
o f f f o r p r o l o n g e d p e r i o d .
O n c e a l l i s c l e a r e d , e m p l o y e e c a n r e s u m e w i t h h i s / h e r d u t i e s .

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