Page 161 - Manual atención al público
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Las ventajas y desventajas del sistema numérico se indican a
continuación:
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Siempre es posible asignar a • La localización del
los elementos un número de elemento es imposible si
identificación. no se conoce el número
asignado. Es necesario
• Los números permiten una
emplear una lista o guía
clasificación exacta de los
para la localización.
elementos.
• Hay que establecer una
• Permiten una lectura más
numeración escalonada
rápida que las letras.
que permita la inclusión
de nuevos elementos en
números intercalados.
(100/01, 100/02).
E. SISTEMA CRONOLÓGICO
En el sistema cronológico el criterio empleado es la fecha en que se ha
redactado, enviado o recibido el documento.
• Clasificación cronológica: con este sistema la documentación se ordena
de forma progresiva, tomando como referencia la fecha significativa de
los documentos, que puede ser: fecha de entrada, fabricación, fecha de
vencimiento, etc. Resulta útil para quien desea controlar llamadas
telefónicas importantes o registros de liquidación de gastos.
Hay que escoger un criterio con relación a cómo ordenaremos las
fechas, en orden ascendente o descendente y mantener ese criterio el
máximo tiempo posible. Normalmente suele ponerse primero el documento
más reciente y el documento más antiguo el último.
En el caso de que coincidan dos fichas con igual fecha, utilizaríamos
como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
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