Page 38 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional

Teknik Penyelenggaraan Rapat

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh
pembawa acara rapat (MC) dengan ucapan terima kasih atas
kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara
rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa
menyerahkan rapat pada pimpinan rapat. Menjadi pimpinan rapat
tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu:
1.Mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota.
2.Bertanggung jawab atas rapat yang diadakan ,
3.Tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi
tercapainya tujuan rapat,
4.Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana
persaudaraan, Saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap

otoriter,
5.Mempunyai keterampilan untuk mendukung peserta yang pasif,
6.Mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama,
7.Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan
keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang
santai membuat peserta tidak ragu-ragu untuk mengeluarkan
pendapatnya, menemukan gagasan yang cemerlang, menyampaikan
opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena mereka merasa
pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan
dalam berargumen.
8.Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin
sebagai penentu akhir.

a. Teknik mengelola rapat pimpinan
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W
+ IH, yakni:
1. Why: mengapa rapat diselenggarakan
2. What: rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3.Who: siapa peserta rapat, ini menyangkut penentuan
orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi

rapat.
4.Where: di mana rapat akan diselenggarakan.
5.When: kapan rapat akan
6.How: bagaimana rapat akan diselengarakan. Formal atau
nonformal, terbuka tertutup.

34