Page 39 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional
P. 39
b. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
Konsumsi dan akomodasi dapat mencerminkan kesiapan
penyelenggaraan rapat. Konsumsi dan akomodasi yang tidak sesuai
harapan dapat membuat citra instansi menjadi buruk. Beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat berkaitan dengan
konsumsi dan akomodasi adalah sebagai berikut.
1. Konsumsi dapat diberikan dalam setiap rapat. Namun, menu dan
jumlah sajian dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan.
2. Konsumsi dapat disajikan sebelum acara berlangsung maupun saat
acara sedang berlangsung.
3. Konsumsi yang dilakukan kurang dari 2 jam dapat diberikan air tawar.
Namun, jika berlangsung seharian atau beberapa hari maka dibutuhkan
makanan kecil (Coffe break) dan besar.
c. Pengelolaan tempat rapat
1) Di mana pun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur
dan menyiapkan tempat rapat.
2) Jika rapat diselenggarakan di ruang lain, sekretaris bertugas
mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua
perlengkapan pendukung rapat.
3) Jika rapat diselenggarakan di luar ruangan, sekretaris juga yang
bertugas mengurus reservasi tempat. dan memastikan perlengkapan
rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar
tersedia.
35
