Page 36 - E-BOOK HUMAS Menggunakan Flip PDF Professional

Cara Pelaksanaan Rapat

Agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan aman, maka petugas

protokol harus memahami cara pelaksanaan rapat berikut.
1. Teknik Membuka Rapat
Pembukaan rapat akan memberikan kesan pertama bagi semua anggota
rapat. Jika pembukaan kurang berkesan anggota rapat dapat merasa bahwa

rapat yang dihadirinya kurang berarti.
a. Kalimat pembuka menarik atau berkesan bagi anggota rapat.
b. Kalimat dapat membangkitkan motivasi anggota rapat.
c. Kalimat pembuka berisi gambaran mengenai masalah yang akan dibahas.

d. Memberikan penekanan terhadap tujuan rapat.
e. Menggunakan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele.

2. Teknik Menutup Rapat

Adapun Teknik menutup rapat adalah sebagai berikut.
a. Menyusun kesimpulan rapat
Kesimpulan rapat dibacakan sebelum rapat berakhir, tepatnya saat
penutupan. Kesimpulan rapat yang bersifat penting dapat dibacakan

berulang-ulang sebagai penekanan. Tujuan penyusunan kesimpulan adalah
agar anggota rapat mengingat isi dan maksud pelaksanaan rapat.
b. Kalimat penutup
Kalimat penutup harus jelas dan ringkas. Kalimat penutup berguna untuk

menggugah perhatian anggota rapat terhadap pokok pembahasan. Berikut
ketentuan kalimat penutup sebagai berikut.
1)Kalimat yang diucapkan runtut dan menggunakan bahasa Indonesia yang
baik dan benar.

2)Kalimat hanya seputar pokok masalah yang telah dibahas.
3)Mempersiapkan kalimat penutup sebaik mungkin.
4)Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan berdasarkan hasil
rapat.

5)Kalimat penutup berisi pujian kepada anggota rapat sehingga mereka
merasa senang.
6) Menggunakan bahasa yang santun dan komunikatif

32