Page 30 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

organisasi sebagai berkas kerja/penyelesaian tugas pokok organisasi.
Penggunaan Arsip sebagai berkas kerja dengan memperhatikan sebagai
berikut:
a. Penggunaan Arsip harus mempertimbangkan pengamanan baik
fisik maupun informasi Arsip yang sedang digunakan;
b. Pelaksanaan penggunaan Arsip di Unit Pengolah, Unit Kearsipan,
pejabat pengelola informasi dan dokumentasi dalam pemberian
akses terhadap Arsip merujuk kepada peraturan klasifikasi
keamanan dan Akses Arsip dinamis; dan
c. Arsip yang telah selesai digunakan sebagai berkas kerja
diberkaskan menjadi satu kesatuan informasi.
Unit Kearsipan menggunakan daftar Arsip manual maupun elektronik
sebagai sarana penelusuran dan temu kembali Arsip yang disimpan.
2. Tata Cara Penggunaan Arsip
a. Pengguna mengajukan surat permohonan peminjaman/
permintaan Arsip dengan menjelaskan maksud tujuan
peminjaman/ permintaan Arsip;
b. Menerima dan mempelajari permohonan peminjaman/
permintaan Arsip, untuk selanjutnya melakukan penelusuran
Arsip jika permohonan disetujui dan membuat surat jawaban jika
Arsip yang diminta belum dikuasai oleh Unit Kearsipan;
c. Melakukan pencarian Arsip yang akan dipinjam/diminta melalui
Daftar Arsip Inaktif secara elektronik atau manual;
d. Meletakkan Out Indicator ke dalam boks Arsip, sebagai pengganti
Arsip yang dipinjam;
e. Mencatat permintaan peminjaman/permintaan Arsip ke dalam
buku pelayanan;
f. Menyerahkan Arsip Inaktif dalam bentuk salinan digital (softcopy)
Arsip kepada pengguna;
g. Menandatangani bukti penerimaan Arsip dalam formulir tanda
terima;
h. Mengontrol waktu pengembalian Arsip dan konfirmasi dengan
peminjam Arsip;
i. Menerima Arsip yang sudah dikembalikan dengan memeriksa
kesesuaian antara Arsip dengan catatan peminjaman; dan
j. Menyimpan kembali Arsip yang sudah dikembalikan ke tempat

26 BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI