Page 29 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

LAMPIRAN I
PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 26 TAHUN 2021
TENTANG PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN DEWAN PERWAKILAN
RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

PENGELOLAAN ARSIP

A. PENCIPTAAN ARSIP
Penciptaan Arsip perlu memperhatikan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi
Arsip, dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Tata naskah
dinas merupakan pengaturan tentang jenis dan format, teknik penyusunan,
kewenangan penandatanganan, serta pengamanan naskah dinas yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Penciptaan Arsip perlu memperhatikan teknik penyusunan naskah dinas
yang terdapat dalam tata naskah dinas diantaranya ketentuan jarak spasi, jenis
dan ukuran huruf, serta kata penyambung. Kata penyambung merupakan
kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada
halaman berikutnya sebagaimana contoh pada format 1. Dalam pembuatan
naskah dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata
penyambung. Kata penyambung ditulis pada:
1. akhir setiap halaman;
2. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata
penyambung dan tiga buah titik; dan
3. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya..
Bentuk bukti penyampaian Naskah Dinas dapat berupa Buku Ekspedisi
atau lembar tanda terima penyampaian. Bukti penyampaian Naskah Dinas
masuk memuat informasi sebagaimana pada format 2.

B. PENGGUNAAN ARSIP
1. Penggunaan Arsip
Unit Pengolah melakukan kegiatan pembuatan/penerimaan, pencatatan
dan pendistribusian Arsip yang digunakan untuk menunjang kegiatan

BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI 25