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CARACTERIZACION DE PROCESOS

PROCESO DE COMPRAS DE PEDIDOS Y VIGILANCIA

OBJETIVO RESPONSABLE PARTICIPAN
Describir las actividades necesarias para efectuar las compras, de
manera que los bienes y servicios adquiridos sean acordes a las
necesidades de la organización, cumplan con las características
requeridas en el momento, se hagan en las cantidades demandadas,
en el lugar conveniente y precios favorables. Gerencia, Asistente Administrativo, Auxiliar
ALCANCE Gerente Administrativo, Jefe de Bodega, Jefe
Establecer un sistema que asegure que los pedidos adquiridos cumplen con los contabilidad.
requerimientos especificados; tomado en cuenta el planteamiento coherente de
criterios que permitan una selección adecuada de sub-contratista y
proveedores, y un sistema que permita la elaboración de las órdenes de
compra; asegurando que los pedidos sean producto de las necesidades reales
de la empresa.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

 La dependencia gestora se encarga de la verificación de la compra antes de que esta sea integrada a la bodega; sin importar el proveedor o el
sistema de contratación utilizado.
 La dependencia responsable del proceso de compras tiene como política, el recomendar a los colaboradores encargados del manejo y gestión de
inventarios realizar una adecuada señalización de los pedidos en el momento de ingresarlos al inventario del almacén.
 Mantener actualizado el plan de compras de la empresa, evitando y anticipando posibles desabastecimientos.

 Evaluación constante de los proveedores y proceso actualizado de retroalimentación con estos.
 Los pedidos que no necesiten de almacenaje alguno deben ser entregados directamente a la oficina, dependencia, o persona encargada de dicho
pedido.
 Criterios claros y definidos acerca de productos fuera de estándares o disconformes que hagan parte de las compras realizadas.

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