Page 61 - KORESPONDENSI BISNIS E-MODUL

SURAT KONFIRMASI PEMBAYARAN PRODUK

A. Surat Konfirmasi Pembayaran

Proses dalam korespondensi ada yang terjadi bagi pihak pembeli yang telah
melakukan menerima pesanan dari pihak penjual kemudian akan membuat sebuah surat
yang sesuai dengan tanda bukti transaksi yang bisa dalam bentuk invoice, fraktur, nota,
atau kuitansi yang disertakan dalam pengiriman.

Penyusunan tersebut berdasarkan dari buku Endang, Mulyani, dan Suyetti (2010)
disebut surat konfirmasi pembayaran atau surat pengiriman pembayaran yang berarti surat
yang ada dibuat oleh pihak pembeli, untuk memberitahukan kepada pihak penjual bahwa
barang yang telah diterima dan sudah melakukan pembayaran atas pesanan tersebut.

Menunjukkan proses dilakukannya pesanan yang telah diterima oleh pihak pembeli
dengan baik, juga surat konfirmasi pembayaran memiliki data tentang pesanan yang
meliputi nama barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli seperti tempat penyerahan,
waktu penyerahan, cara pembayaran bisa memiliki kesamaan untuk isi dengan surat
pengiriman produk. Meski terkesan sepele, tahapan dalam konfirmasi pembayaran
memegang peranan penting dalam kelancaran suatu transaksi pembayaran. Dimana surat
konfirmasi pembayaran dilaksanakan oleh pembeli apabila barang kiriman dari penjual
lancar, dengan tidak ada penyimpangan dan permasalahan saat prosesnya. Jika terjadi
penyimpangan dengan pesanan, maka pembeli harus segera memberitahukan kepada
penjual, agar penjual dapat merespons dengan menindaklanjuti proses transaksi tersebut.

Ada hal yang selalu tidak dilupakan yaitu jangan sampai terjadi keterlambatan untuk
menginformasikan permasalahan karena akan menimbulkan kesulitan dalam
kepengurusan klaim untuk pesanan tersebut. Serta menurut Endang, Mulyani, dan
Suyetti (2010) isi dari surat konfirmasi pembayaran, sebagai berikut.

a) Terdapat jumlah barang yang diterima.
b) Rincian harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar.
c) Tempo waktu pembayaran.
d) Cara metode pembayaran.
e) Besarnya harga pesanan dalam pembayaran.
f) Bukti pembayaran.

Karena itu, perannya tidak bisa dianggap remeh karena, ada banyak hal buruk yang bisa
timbul dari ketiadaan konfirmasi dalam pembayaran.

52