Page 123 - E-BOOK Teori dan Praktik Perkantoran

E. Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil

Kegiatan yang berkaitan dengan mutasi dana kas kecil, pada dasarnya terdiri tiga kegiatan,
yakni pembentukan, penggunaan dan pengisian kembali dana kas kecil. Adapun dalam
proses pencatatannya, mutasi kas kecil bergantung pada sistem yang digunakan, yakni
dapat menerapkan sistem dana tetap (Imprest Fund Method) atau sistem berubah-ubah
(Fluctuation Method).

Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)

Metode dana tetap merupakan sistem pendanaan kas kecil, dimana dana yang diberikan
sudah ditentukan jumlahnya untuk digunakan selama satu periode tertentu. Sehingga
setiap pengisian kembali dana kas kecil jumlahnya akan selalu sama dengan jumlah
pengeluaran kas kecil. Namun adakalanya alokasi jumlah dana kas kecil sistem imprest ini
akan bertambah atau berkurang, setelah dilakukan evaluasi penggunaan dana selama
beberapa periode oleh pihak yang berwenang.

Ciri-ciri metode dana tetap:
Bukti transaksi penggunaan dana kas kecil harus dikumpulkan oleh pengelola dana
kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cara mencairkan cek sejumlah
pengeluaran yang telah digunakan. Sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali
sama dengan jumlah dana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Prosedur Penggunaan Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap

1. Pembentukan Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap
Pembentukan dana pada kas kecil merujuk pada surat keputusan yang dikeluarkan oleh
kepala bagian keuangan. Setiap melakukan transaksi pembayaran, pengelola dana kas kecil
harus membuat bukti transaksi pengeluaran, yang selanjutnya disimpan bersama dengan
uang yang tersisa pada dana kas kecil. Adapun tempat penyimpanan uang dana kas kecil
biasanya diletakkan pada cash box (peti kas). Pada perusahaan yang memiliki standart
operasional procedure, maka semua jenis pengeluaran kas akan melibatkan bagian hutang.
Sehingga bagian hutang juga termasuk bagian yang memiliki peran dalam pembentukan
dana kas kecil. Selain bagian hutang, unit lain yang terlibat diantaranya adalah bagian
kasa, bagian jurnal dan laporan serta bagian pemegang dana kas kecil.

2. Pemakaian Dana Kas Kecil
Penggunaan dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil sesuai dengan
wewenang dan kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya terdapat ketentuan-
ketentuan tertentu dalam mengelola dana kas kecil, seperti larangan untuk meminjamkan
kepada karyawan. Selain itu pengelola dana kas keci juga memiliki kewajiban untuk
mendokumentasikan transaksi pembayaran melalui Bukti Pengeluaran Kas Kecil atau
voucher kas kecil.

Teori dan Praktik Perkantoran 117