Page 186 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

B. Tujuan Diselenggarakan Rapat

Adapun tujuan diadakannya rapat, yaitu sebagai berikut :

Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhawatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai.
Mendapatkan masukan dari para anggota rapat jika ada masalah yang besar dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan
gaji pegawai.
Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
Menjalin kerja sama antar pegawai untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan,
karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan
bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.

Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.

Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
Mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan dari orang-orang yang terlibat di
dalamnya.

C. Macam-Macam Rapat

1. Rapat menurut tujuannya :
Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para
peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan
kepada para peserta rapat.
Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah.
Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan
masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan
jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu
perselisihan.

2. Rapat menurut sifatnya :
Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan
terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini
mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang
dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah
yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Teori dan Praktik Perkantoran 180