Page 189 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

E. Pengaturan Ruang Rapat

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut:
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu), tetapi menggunakan
penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut.

2. Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Sehingga
perencanaan warna harus diperhatikan supaya ruang rapat tampak menyenangkan dan
menarik pandangan.

3. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

4. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Setidaknya, ada enam model pengaturan yang bisa diterapkan. Diantaranya adalah sebagai
berikut.

a. Model Teater
Penataan tempat duduk dengan gaya teater
dilakukan dengan mengatur kursi-kursi
tanpa meja berbaris menghadap ke satu
titik yang sama. Pola tata letaknya bisa
membentuk garis lurus, melingkar,
setengah lingkaran, atau miring. Model ini
merupakan pengaturan tempat duduk yang
paling mudah dibuat serta umum
diaplikasikan pada sebuah pertemuan di
skala besar seperti seminar.

Pengaturan model teater ini juga cocok diterapkan kalau kegiatan rapat tidak ada aktivitas
menulis.

b. Model Bentuk U
Untuk acara rapat yang membutuhkan
presentasi, maka penataan tempat duduk
dengan pola U sangat pas. Dalam
pembuatannya, susunlah meja-meja
membentuk susunan menyerupai huruf U
dengan posisi kursi di belakang meja atau
bidang luar.

Model ini umumnya diaplikasikan pada pertemuan/rapat direksi dan komite. Biasanya
ditambahkan proyektor atau speaker di bagian dalam sebagai focal point ruangan.

Teori dan Praktik Perkantoran 183