Page 23 - E-BOOK KORESPONDENSI

E T I K A P E N A N G A N A N T E L E P O N

Meskipun berbicara di telepon tampaknya mudah, tetapi tetap harus ada tata cara
penggunaannya. Oleh karena itu, anda sebaiknya harus mengetahui tata cara bertelepon sebagai
berikut :

A. Etika Penanganan Telepon Secara Umum
1. Pegang gagang pesawat telepon, dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara anda jelas
terdengar dan suara yang anda terima juga jelas.
2. Siapkan selalu alat tulis dan buku catatan (block note/spiral book) untuk mencatat pesan-
pesan yang anda terima.
3. Usahakan bunyi napas anda teratur dengan baik, sehingga pada saat berbicara tidak terdegar
desah napas dan suara mendengus di telepon.
4. Hindari menggunakan kata “halo” saat membuka percakapan. Kata “halo” terkesan santai dan
sok akrab, sehingga kurang tepat digunakan dalam berhubungan telepon di lingkungan
kantor.
5. Berusahalah menyimak baik-baik ketika penelepon berbicara. Fokus pada hal-hal yang
dibicarakan, hindari bersikap kurang setuju pada pembicaraan, hindari meminta penelepon
mengulangi pembicaraan.
6. Tanggapi dengan cermat maksud pembicaraan.
7. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan dan hindari kata-kata yang dapat menyinggung
perasaan.
8. Berbicaralah dengan tempo suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat, dan tidak
terlalu lambat. Dengan demikian, apa yang dibicarakan dapat didengar dan disimak dengan
baik oleh lawan bicara.
9. Apabila anda menelepon, anda harus tahu dulu siapa orang yang akan anda telepon, apa
jabatannya, bekerja di perusahaan apa, dan bagian apa sehingga pada saat telepon
tersambung anda dapat menyebutkan nama, bagian, dan jabatan orang yang dituju.
10. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Seorang administrasi
kantor atau sekretaris harus menghindari pembicaraan yang tidak penting.
11. Sebagai penutup percakapan, sebaiknya anda tanyakan, “Ada lagi yang bisa saya bantu,
Pak/Bu?”. Jika tidak ada, segera ucapkan terimakasih dan sampaikan salam penutup. Contoh
:”Terimakasih atas waktu Bapak/Ibu, selamat siang.”

Sumber: https://youtu.be/TIPkkCiddRs

Untuk melihat langkah penanganan telepon lebih lanjut, silahkan simak video diatas