Page 24 - E-BOOK KORESPONDENSI

B. Etika Berbicara ketika Melakukan Panggilan Telepon Keluar dan Menerima Panggilan
Telepon Masuk
Etika berbicara ketika melakukan panggilan telepon keluar
1. Ucapkan salam (selamat pagi, siang, atau sore) begitu telepon diangkat oleh penerima
telepon.
2. Setelah mengucapkan salam, sebutkan nama anda dan perusahaan anda, lalu utarakan
keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang anda tuju. Contoh “Saya Tanti Nira
dari PT Makmur Indah, bisa bicara dengan Bapak Daniel di bagian pemasaran?”
3. Apabila orang yang dicari sibuk atau tidak ada di tempat, segera ucapakan terimakasih
bahwa anda akan menghubungi lagi beberapa saat kemudian. Hindari sekali-kali
menggerutu atau mengeluarkan kalimat perintah, seperti “Cepat ya, catat nama saya, saya
akan telepon satu jam lagi.” Sebaiknya, utarakan kalimat santun, seperti “Baiklah, saya
akan menghubungi kembali satu jam lagi, terimakasih selamat (pagi, siang, sore).

Sumber: https://images.app.goo.gl/Me9nW2qGcRfUPgoD6
Etika berbicara ketika menerima pangggilan telepon masuk
1. Ucapkan salam (selamat pagi,siang atau sore) begitu anda mengangkat gagang telepon.
Hindari mengangkat telepon lebih dari tiga kali dering, kemudian sebutkan nama anda
dan dari instansi/perusahaan mana. Contoh “Selamat sore, dengan Tanti Nira Pertamina
Pusat, ada yang bisa saya bantu?”.
2. Jika penelepon menjawab dan menanyakan “Apakah bisa berbicara dengan Bapak/Ibu …
(nama)?”, sebelum menjawab keberadaan pihak yang dicari, sebaiknya anda tanyakan
terlebih dahulu, siapa nama penelepon tersebut dari perusahaan/instansi mana, serta apa
keperluannya. Contoh “Maaf, dengan siapa saya berbicara? Dan dari perusahaan mana,
Pak/Bu?”. Setelah itu, tanyakan keperluannya, misalnya “Maaf, kalau boleh tahu, ada
keperluan apa, Pak/Bu?”.
3. Setelah penelepon menyampaikan identitas diri, perusahaannya dan keperluannya,
mintalah waktu untuk menyambungkan dengan atasan anda. Contoh “Bisa tunggu
sebentar, saya akan sambungkan dengan Bapak/Ibu …(nama).” Selanjutnya, sampaikan
kepada atasan anda bahwa ada yang ingin bicara. Apabila atasan anda bersedia
menerima telepon, segeralah telepon disambungkan.
4. Berbicara di pesawat telepon harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara anda,
dengan memerhatikan hal-hal berikut :
a. Berbicara dengan kecepatan yang normal dan tidak terlalu tergesa-gesa.
b. Berbicara layaknya sedang berhadapan langsung dengan lawan bicara.
c. Aturlah nada suara yang sedang, tidak terlampau tinggi dan keras.
d. Berbiacaralah dengan ramah, bersahabat, dan penuh perhatian sehingga memberikan
kesan bahwa anda ingin membantu penelepon.
5. Simak semua pembicaraan dengan seksama dan penuh perhatian, serta jangan sekali- kali
memotong pembicaraan.
6. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” apabila kata-kata penelepon kurang jelas karena
terkesan kurang sopan.