Page 25 - E-BOOK KORESPONDENSI

Langkah-Langkah dan Teknik Melakukan Panggilan

Telepon Keluar

1. Langkah-Langkah Melakukan Panggilan Telepon Keluar
a. Siapakan terlebih dahulu alat tulis dan buku catatan (block note), kemudian tentukan dan
catat informasi berikut.
1. Tujuan anda melakukan panggilan keluar.
2. Nama pihak yang akan dihubungi, instansi perusahannya, bagian, serta jabatannya.
3. Nomor telepon yang akan dihubungi.
4. Informasi yang ingin anda dapatkan atau pesan yang ingin disampaikan. Susun dengan
teratur setiap pesan yang atau hal-hal yang ingin dibicarakan.
b. Angkatlah gagang pesawat telepon dan dengarkan nada pilih. Hindari mengangkat gagang
telepon sebelum nomor telepon yang dituju siap.
c. Tekan nomor telepon yang akan dituju dengan menggunakan jari telunjuk. Hindari
menekan atau memutar nomor telepon dengan menggunakan benda lain, seperti bolpoin
dan pensil.
d. Dengarkan nada panggilan atau nada sambung.
e. Apabila tidak ada nada sambung, mungkin sedang ada gangguan atau nomor telepon yang
nda tuju sedang dipakai atau sedang sibuk. Segera letakkan kembali gagang pesawat telepon
dengan perlahan dan hati-hati, tunggu beberapa saat, kemudian coabalah telepon kembali
sampai tersambung.
f. Apabila telepon sudah tersambung dan terdengar salam dari penerima telepon, ucapkan
segera :
1. Salam (selamat pagi, siang atau sore)
2. Apabila penerima telepon tidak menyebutkan nama perusahaan, setelah anda
mengucapkan salam, tanyakan nama instansi/kantor yang anda hubungi dan nomor
telepon yang dituju, untuk memastikan dan menyakinkan bahwa anda tidak salah
sambung, sehingga pembicaraan selanjutnya dapat berjalan dengan baik. Contoh
“Apakah betul dengan PT jaya kencana di nomor telepon (021) 533346?”.
3. Apabila si penerima telepon menyebutkan nama perusahaan, langkah selanjutnya
memperkenalkan diri lalu minta permohonan untuk berbicara dengan pihak yang dituju.
Contoh “Saya Ranti, dari PT maju permata, bisa berbicara dengan bapak aldo?”.
Apabila atasan meminta untuk menyampaikan pesan saja, setelah panggilan telepon
keluar tersambung, sampaikan pesan yang diberikan atasan.
Apabila atasan ingin berbicara langsung, setelah panggilan telepon keluar tersambung,
sampaikan “Mohon ditunggu, bapak Aldo. Bapak marwan akan berbicara.” Kemudian,
sambungka dengan atasan anda (Bapak marwan).
g. Apabila pembicaraan telah selesai, tutuplah pembicaraan dengan ucapan terimakasih dan
salam penutup, kemudian letakkan gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati.