Page 26 - E-BOOK KORESPONDENSI

Sumber: https://images.app.goo.gl/W7FKU8TKmhzXPtwD9

Mencatat informasi ketika melakukan panggilan telepon keluar

2. Teknik Melakukan Panggilan Telepon Keluar
Yang perlu dikuasai antara lain teknik sebelum menelepon, teknik saat menelepon, teknik
menyampaikan pesan telepon, dan teknik mengakhiri panggilan telepon keluar.

a. Teknik sebelum menelepon
1)Siapkan nomor telepon yang hendak dihubungi. Hindari mengangkat gagang telepon sebelum
benar-benar yakin nomor telepon yang akan dihubungi sudah siap.
2)Tetapkan nama orang yang dituju, serta sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi,
posisi/jabatannya, dan di bagian apa orang tersebut berada.
3)Siapkan selalu buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan atau untuk menulis pokok-pokok
pembicaraan.
4)Susun rencana, ttapkan apa yang ingin anda katakana, kepada siapa anda ingin menyampaikan,
sasaran, dan harapan apa yang anda ingin capai. Siapkan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin
diajukan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan.

b. Teknik saat menelepon
1) Angkat gagang pesawat telepon dan dengar nada pilih.
2) Tekan nomor telepon yang dituju.
3) Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah local, interlokal atau internasional.
Contoh : Interlokal ke Cirebon
Nomor telepon : 764567
Kode wilayah : 0231
Cara menelepon : (0231) 764567
4) Apabila anda telepon sedang sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian telepon kembali nomor
yang dituju, atau tekan tombol REDIAL.
5) Hindari mengetuk-ngetuk pesawat telepon atau menekan nomor telepon dengan keras karena
kesal akibat berkali-kali tidak ada nada sambung. Sikap demikian tidak menunjukkan sikap yang
baik dan santun.
6) Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telah mengangkat telepon, pastikan
terlebih dahulu bahwa nomor yang dituju benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan.
7) Sebelum menyampaikan maksud dan tujuan, sebutkan dahulu indentitas anda dan dari
perusaahaan mana. Contoh :”Selamat pagi, saya Malika dari PT Cemara Abadi. Bisa bicara dengan
Bapak Andi?”.
8) Saat anda menelepon, memungkinkan anda untuk mengendalikan pembicaraan.
9) Utarakanlah dengan jelas dan singkat maksud tujuan anda menelepon.
10) Sebutkan nama pihak yang diajak bicara apabila sudah mengenalnya. Hal ini bertujuan untuk
lebih menjalin keakraban dan pihak yang diajak bicara pun akan merasa dihargai.
11) Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah dengan baik bagaimana tidak lanjutnya.
12) Konfidensial atau menjaga kerahasiaan pembicaraan adalah hal yang sangat penting dalam
melakukan hubungan lebih lanjut.
13) Catat semua jawaban yang diterima.
14) Setelah selesai, ucapkan salam penutup.