Page 84 - พท21001

75

2. จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ คือ สวนที่ถือเปนหลักฐานในราชการ ไดแก หนังสือ
ที่มีไปมาระหวางสวนราชการหรือหนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่น ซึ่งมิใชสวนราชการหรือ

มีไปถึงบุคคลภายนอก หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นซึ่งมิใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกเขียนมาถึง
สวนราชการ

จดหมายราชการ ตองใชถอยคําและรูปแบบการเขียนใหถูกตองตามระเบียบที่ทางราชการ

กําหนดไว ระเบียบดังกลาวเรียกวา ระเบียบงานสารบรรณ รูปแบบหนังสือราชการจึงมีรูปแบบเฉพาะ
ดังนี้

1. ตองใชกระดาษของทางราชการ เปนกระดาษตราครุฑสีขาว

2. บอกลําดับที่การออกหนังสือของหนวยงานนั้น โดยใหลงรหัสพยัญชนะและเลขประจําตัว
ของเจาของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือสง เชน นร 0110/531 รหัสพยัญชนะ นร คือ สํานัก

นายกรัฐมนตรี 0110 คือ เลขประจําของเจาของเรื่อง 531 คือ ทะเบียนหนังสือที่สงออก

3. สวนราชการของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ ซึ่ง
เปนเจาของหนังสือนั้น และลงสถานที่ตั้งไวดวย

4. วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราช
ที่ออกหนังสือ

5. เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือนั้น
6. คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือ ตามดวยตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง

7. อางถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับหนังสือ

นั้นไดรับมากอนแลว โดยใหลงชื่อสวนราชการของหนังสือ เลขที่ออกหนังสือ วันที่ เดือน ปพุทธศักราช
ของหนังสือ

8. สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่สงไปพรอมกับหนังสือนั้น ถาไมสงไปใน

ซองเดียวกันใหแจงวา สงไปโดยทางใด
9. ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค

หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

10. คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือ
11. ลงชื่อ ใหลงลายมือเจาของหนังสือและใหพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือไวใตลายมือชื่อ

12. ตําแหนง ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ เชน อธิบดี ผูวาราชการจังหวัด
ผูบัญชาการกองพล ฯลฯ

13. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องหรือหนวยงานที่ออกหนังสือ

พิมพไวมุมลางซายแนวเดียวกับตําแหนงผูออกหนังสือหรือต่ํากวา
14. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของหนวยงานเจาของเรื่อง