Page 22 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 22
15
2.2.4 การเก็บและรักษาเอกสาร
เอกสารโดยทั่วๆ ไป จะมีขั้นตอนของการเก็บรักษาอยู่ 3 ชั้นตอน คือ
1 แยกสารที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงาน หรือปฏิบัติยังไม่แล้ว
เสร็จ (Active file)ผู้ปฏิบัติจะต้องพิจารณาดูว่าจะเก็บไว้อย่างไร เพราะ
เอกสารดังกล่าวอาจมีความจ าเป็นที่จะต้องน ามาใช้ในเรื่องอื่นอีกในภาย
หน้า ถ้าแอกสารมีเรื่องที่เกี่ยวข้องกันก็ควรท าการอ้างอิงเอกสารไว้ด้วย
ซึ่งจะได้กล่าวเรื่องการอ้างอิงเอกสารภายหลัง
2 เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว ถ้ายังมีความจ าเป็นต่อเนื่อง
และใช้อยู่เสมอ ก็จะเก็บอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้ (Active
file) แต่ก็มีเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว และอาจจะจบเรื่องหรือไม่
ค่อย ให้ใช้ แต่ยังมีความจ าเป็นอยู่ ก็จะต้องเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสาร
ไม่ค่อยได้ใช้ (Inactive file) หรืออาจ โอนไปในแหล่งเก็บเอกสารโอน
(Tranfer file)
3. เอกสารที่ควรท าลาย (Destruction) เอกสารชนิดนี้
อาจจะเก็บอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารโอน เมื่อไม่มีความจ าเป็นใช้อีกคอไป
หรือไม่มีกฎหมายห้ามไว้ก็อาจท าลายด้วยระบบท าลายต่อไป
2.2.5 การควบคุมเอกสารและการติดตาม
การควบคุมเอกสาร เริ่มตั้งแต่การที่เอกสารเริ่มการผลิต เช่น การ
ควบคุมแบบฟอร์มเอกสาร การออกแบบเอกสาร การว่าง เขียน พิมพ์
ส าเนา และการรักษาความดันของเอกสาร ไปจนถึงการพเก็บรักษา
เอกสาร การคุมด้วยทะเบียนเอกสาร เป็นต้น
การควบคุมเอกสารที่เหมาะสมก็คือจะต้องพิจารณาดูว่าเอกสารชนิดใด
มีความส าคัญและจาเป็นอย่างไร ผู้ปฏิบัติจะต้องท าการส าเนาเอกสารที่
ส าคัญไว้
