Page 26 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 26
19
2. ระบบการเลือกใช้เครื่องมือส าหรับการจัดการเอกสาร
เครื่องมือเครื่องใช้บางชนิดอาจล้าสมัยไม่ทันกับเหตุการณ์ เช่น ตู้เก็บ
เอกสารสมัยเก่ามักท าด้วยไม้เปิดฝา เครื่องพิมพ์ดีดชนิดธรรมดาเวลา
พิมพ์ทาให้หนักแรง เครื่องอัดส าเนาสมัยใหม่ที่อัดได้โดยตรงจาก
ต้นฉบับโดยไม่ต้องพิมพ์ใส่กระดาษไข เครื่อง มีและอุปกรณ์เหลานี้ต้อง
รู้จักเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน อุปกรณ์ชุดคอมพิวเตอร์ เครื่องยาย
ไมโครฟิล์ม ไมโครฟิช และเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม อาจน ามาใช้เก็บ
เอกสารด้วยระบบที่ทันสมัยได้อย่างในปัจจุบันนี้
3. ระบบการสรรพาเครื่องมือ
เป็นระบบการจัดซื้อจัดหา ผู้บริหารงานเอกสารควรศึกษาจากแหล่งที่
จ าหน่าย ศึกษาประเภทผู้ผลิต กระบวนการท างานของเครื่อง เรียก
ตัวแทนผู้จ าหน่ายมาให้ข้อมูล อ่านแม็ก-กาซีนหรือดูข่าวสารเกี่ยวกับ
โฆษณาเครื่องใช้ส านักงาน รู้จักการเปรียบเทียบราคา เปรียบเทียบ
คุณภาพ ศึกษากลไกการท างาน เปรียบเทียบประสิทธิภาพของวัสดุกุ
ปกรณ์เครื่องใช้ให้ได้ประโยชน์อย่างแท้จริง
4. การก าหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นการจัดระบบ
โดยการก าหนดคุณภาพและปริมาณของงานให้ เหมาะสมกับ
ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพ นอกจากนั้นยังเป็นแนวทาง
ของผู้บริหารใช้เป็น ข้อมูลในการพิจารณาบุคลากร ตลอดจนหาวิธีการ
ส่งเสริมให้ก้าวหน้าต่อไป
