Page 38 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 38
30
หน่วยที่ 3 นโยบายบริหารงานเอกสาร
เอกสารมีความส าคัญต่อหน่วยงานอย่างมากดังได้กล่าว
มาแล้ว ยิ่งธุรกิจขนาดใหญ่เพียงใดก็จ าเป็นต้องมีเอกสารมากขึ้นเป็นเงา
ตามตัว การจัดการเอกสารจึงควรต้องวางหรือก าหนดหน่วยควบคุมและ
ผลิตเอกสารให้รดกุม ต้องพิจารณาขนาดขององค์การหรือหน่วยงานว่า
สมควรจะมีหน่วยงานควบคุมเอกตารกหน่วยหรือเอกสารต้องเก็บไว้ที่
ศูนย์เก็บเอกสารกลางแต่เพียงแห่งเดียว ต้องพิจารณาความสามารถของ
บุคลากรเคราะห์นโยบายขององค์การในเรื่องความส าคัญของการจัดการ
เอกสาร การจัดหางบประมาณและการวิเคราะห์ระบนการจัดเก็บ
เอกสารให้เหมาะสม
3.1 แหล่งเก็บและควบคุมเอกสาร
เหตุผลบางประการที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องค านึงถึงในเรื่องของ
การจัดแหล่งเก็บเอกสารไว้ในศูนย์ บริหารงานเอกสารหรือเก็บเอกสาร
ไว้ในแต่ละหน่วยงานนั้น พอสรุปได้ดั้งนี้
1. การจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บเอกสารกลาง (การรวมศูนย์
บริหารงานเอกสาร) จะได้ผลดีโดยไม่
มีการท างานซ้ าซ้อน แต่อาจจะมีความเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การจัดเก็บเอกสารไว้ในศูนย์รวม ลดค่าใช้จ่ายได้เพราะมีอุปกรณ์ที่
เป็นมาตรฐานพร้อมทั้งช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ก็มีข้อเสียอย่างหนึ่ง
คืออาจจะเสียเวลาที่ต้องออกจากศูนย์และนาเอกสารที่ใช้แล้วกลับคืน
ศูนย์กลางเก็บเอกสาร
3. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร สามารถควบคุมเอกสารได้ที่เพราะ
เอกสารจะถูกรวบรวมอยู่ในแหล่งเดียวกัน แต่ก็มีข้อเสียในเรื่องการ
บริหารที่อาจล่าช้าได้
