Page 41 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 41
33
บุคลากร ลักษณะธุรกิจ จ านวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง งบประมากที่มีจ ากัด
ทั้งหมดตังกล่าวข้างต้นควรพิจารณาในการก าหนดนโยบายด้วยเช่นกัน
3.2 ศูนย์บริหารงานเอกสาร
ศูนย์การบริหารงานเอกสารเป็นแหล่งรวมข้อมูลและสถิติกลางที่มีหน้าที่
ให้บริการแก่ฝ่ายต่างๆ ที่ร้องขอศูนย์บริหารงานเอกสารเป็นหน่วยงาน
เอกเทศที่รวบรวมเอกสารไต้ตอบ หรือแหล่งอุปกรณ์ที่ใช้กับเอกสาร เช่น
เครื่องคอมพิวเตอร์ ไมโครฟิล์ม วิดีโอเทป ฯลฯ เครื่องมือและอุปกรณ์
ตลอดจนเอกสารจะถูกเก็บรวบรวมไว้อย่างเป็นระเบียบระบบในแหล่ง
กว้าง แทนที่จะเก็บไว้เป็นการเฉพาะของผู้ปฏิบัติในลักษณะใครเป็นเข้า
ของเรื่องต าเนินการ ผู้นั้นก็จะเก็บไว้เอง
ในปัจจุบันนี้การติดต่อด้วยเอกสารในทางธุรกิจและราชการมีจ านวน
มาก เพราะผู้บริหารเส็งเห็นความ
ส าคัญของเอกสารมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ซึ่งเอกสารที่ใช้มักจะ
ไม่ค่อยได้เก็บ เมื่อใช้แล้วก็จะกองสุมๆ ไว้ หรือทิ้งไป เวลาจะน ามาใช้อีก
ก็มีปัญหา เอกสารจ านวนมากมีความส าคัญและจ าเป็นตอการปฏิบัติอีก
ต่อไป จึงได้มีผู้พยายามคิดจัดตั้งศูนย์กลางเพื่อเก็บเอกสารขึ้น เพื่อขจัด
ปัญหาดังกล่าวแล้ว ศูนย์นี้จะเป็นแหล่งรวมข้อมูลและบริการเอกสารแก่
ผู้เกี่ยวข้องและต้องการใช้
ปัจจัยส าคัญที่ผู้จัดการเอกสารจะต้องน ามาพิจารณาวางแผนในการ
จัดตั้งศูนย์บริหารงานเอกสารมีอยู่
หลายประการ ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องค านึงถึงผลประโยชน์ที่คุ้มค่า
กับการลงทุน ตลอดจนค านึกถึงความพร้อมของการจัดการเป็นส าคัญ
