Page 44 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 44
36
3.3 ลักษณะศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดี
ศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดี จะเป็นแหล่งบริการที่มี
ประสิทธิภาพ เป็นศูนย์การของการจัดเก็บเครื่องไม่เครื่องมือเป็นแหล่ง
ให้ข้อมูลและเป็นศูนย์กลางการสื่อสารขององค์การ ศูนย์บริหารงาน
เอกสารมี ภาระหน้าที่หลัก ๆ คือ การสร้างหรือบันทึก การเก็บรวบรวม
การรักษาและการควบคุม
ศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดีจะต้องประกอบไปด้วยเครื่องมือและอุปกรณ์
ในการสร้างและเก็บเอกสารที่
ทันสมัย จะต้องมีระบบการเก็บค้นเอกสารที่ดี ระบบการรักษาเอกสาร
และควนคุมที่รัดกุม อย่างน้อยก็จะต้องมีลักษณะส าคัญกันต่อไปนี้
1 ศูนย์บริหารงานเอกสารควรมีอิสระในการปฏิบัติงาน มี
อ านาจในการตัดสินใจ และไม่ถูกปิดกั้นในการด าเนินงาน
2. ศูนย์บริหารงานเอกสารควรเป็นแหล่งปลอดภัยอย่าง
แท้จริง มีอุปกรณ์รักษาความปลอดภัย เช่นการป้องกันอัคคีภัยที่ดี มีคู้
เก็บชนิดป้องกันไฟได้ มีห้องนิรภัยเก็บไมโครฟิล์มและเอกสารส าคัญ
และมีอาคารเป็นเอกเทศของตนเอง
3 ศูนย์บริหารงานเอกสารต้องมีเครื่องมือเครื่องใช่ที่พันสมัย
และปริมาณมากพอที่จะให้บริการแก่หน่วยงานต่าง ๆ ได้
4. ต้องมีบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ มีความรู้ความสามารถ
เฉพาะงาน และมีปริมาณมากพอกับงาน
5 ผู้บริหารศูนย์เอกสารจะต้องมีวิสัยทัศน์กว้างไกล มี
ความคิดในทางสร้างสรรค์ และมีความยุติธรรม เป็นเลิศ
