Page 48 - โครงการการจัดการเอกสาร

40

4. การเก็บเอกสารตามตัวเลข เหมาะส าหรับหน่วยงานที่มี

เอกสารหรือรายชื่อลูกค้าจ านวนมากที่ต้อง

อาศัยตัวเลขเข้าช่วย ปัจจุบันนิยมใช้เก็บเอกสารกันมากขึ้น แม้จะเป็น

การเก็บโดยอ้อมกิตาม เพราะไม่จ าเป็นต้องค้นดัชนีอีกต่อไป เพียงกด

ชื่อลูกค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ หมายเลขประจ าชื่อลูกค้าก็ปรากฏบน

จอ ท าให้ค้นได้สะดวกและไม่ผิดพลาด

ส าหรับการเก็บเอกสารตามเสียงไม่นิยมใช้ในปัจจุบันนี้ เนื่องจากเกิด

การผิดพลาดได้ง่ายและไม่สะดวกในการด าเนินงาน

5. การเก็บเอกสารตามวันที่ การเก็บเอกสารวิธีนี้ เป็นเรื่อง

ง่ายๆ แต่ใช้เฉพาะเอกสารที่มีไม่มากนักโดยปกติจะใช้เดือนเป็นหัวข้อ

หรือเป็นบัตรน าหลัก ภายในเดือนนั้นๆ ก็จะเรียงเอกสารตามวันที่แต่มี

เรื่องแบ่งเป็นหัวข้อย่อยลงไป แต่ก็มีปัญหาเวลาจะค้นเอกสารเมื่อ

ต้องการ

3.6 อุปกรณ์ผลิตและการจัดการเอกสาร

วัสดุและอุปกรณ์ในการผลิตและจัดการเอกสารนั้น มีความจ าเป็น

ส าหรับองค์การเป็นอย่างมาก เพราะอุปกรณ์ที่ดีจะมีส่วนข่ายให้การ

บริหารงานเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การที่ผู้บริหารก าหนด

มาตรฐานของอุปกรณ์ให้ได้มาตรฐานก็คือการเพิ่มประสิทธิภาพ

บริหารงานนั่นเอง

อุปกรณ์มาตรฐานส าหรับการจัดการเอกสารนั้น เป็น

สิ่งจ าเป็นที่งานการบริหารจะขาดเสียมิได้เพราะเอกสารจะต้องถูกบรรจุ

ไว้อย่างมิดชิดและปลอดภัยจากการสูญหาย โดยพื้นฐานมักจะประกอบ

ไปด้วยอุปกรณ์ต่างๆ ต่อไปนี้ คือ