Page 49 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 49
41
1. เครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสาร เครื่องพิมพ์ส าเนานี้เป็นเครื่องที่สามารถ
ถ่ายจากต้นฉบับและอัดเป็น
ส าเนาได้ในตัว สะดวกในการจัดท าเอกสารหรือซ่อมรักษาเอกสารได้
อย่างรวดเร็ว
2. เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าทั้งสองภาษา มีความจ าเป็นมากส าหรับ
การพิมพ์ชื่อดัชนี หรือการสร้างแบบเอกสาร (Form) แต่ละชนิดใช้
ส าหรับการพิมพ์ส าเนาหรือท าเอกสารออกจากส านักงาน นอกจากนั้น
ยังมีเครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บบันทึกข้อมูลได้ แทรก
อักษรโดยอัตโนมัติ มีเทปลบในเครื่องได้ด้วย
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดย่อม เครื่องคอมพิวเตอร์นี้มีความส าคัญ
มาก สามารถบันทึกข้อมูลและพิมพ์รามชื่อลูกค้าหรือรายละเอียดต่างๆ
เก็บไว้ในแผ่นบันทึก (Disk1) ใต้มากมายเป็นแสนเป็นล้านชื่อ
4. ผู้เก็บเอกสาร (Cabinet) ตู้เก็บเอกสารมีอยู่หลายชนิด โดยทั่วๆ
ไปนิยมใช้ตู้เหล็กชนิด 4 ลิ้นชักและผู้ชนิดสองบาน ตู้เก็บเอกสารมีอยู่
ด้วยกันหลายแบบ มีทั้งแนบใช้ไฟฟ้าเข้าช่วย บังคับด้วยปุ่มกด เมื่อ
พนักงานต้องการเปิดลิ่นชักขั้นใดก็กดปุ่มนั้น ลิ้นชักจะต่อยๆ เคลื่อน
ออกมาโดยไม่ต้องใช้มือดึงแต่ตู้ชนิดนี้ราคาค่อนข้างแพง ส าหรับตู้
เอกสารทั่วๆ ไป ก็มีตั้งแต่ 2 ลิ้นชัก 3 สิ้นชัก 4 ชิ้นชัก สวนตู้ 5 ลิ้นชัก
และ 6 ลิ้นชักไม่ค่อยเหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากสูงเกินไป
ซึ่งไม่เหมาะกับคนไทย ตู้เก็บเอกสารอีกชนิดหนึ่งทีนิยมใช้กันทั่วๆ ไปก็
คือ ตู้เอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้มีหลายชั้น มีรางเป็นลูกล้อ
ผลักเคลื่อนที่ไปมาได้สะดวกส่วนที่เก็บเอกสารชนิดหมุนได้ไม่คอยนิยม
ใช้กันในบ้านเรา ยังมีอุปกรณ์เก็บเอาสารอีกชนิดหนึ่งที่เป็นชั้นวาง
เอกสารแบบเปิด มีลักษณะเป็นตู้
