Page 45 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 45
37
3.4 แผนงานการจัดการเอกสาร
แผนงานการจัดการเอกสาร เป็นเรื่องที่ต้องก าหนดหนทางที่
ดีในการปฏิบัติ ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องก าหนดใช้ปฏิบัติให้สมบูรณ์
ตามจินตนาการหรือความคาดหวังไว้ คือ
1 ก าหนดนโยบายการจัดการบริหารอย่างชัดเจน การขอ
สนับสนุนในเรื่องงบประมาณและก าหนดวิธีปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
2.หากสามารกจัดให้มีหน่วยควบคุมเอกสารกลางได้ ก็จัดให้
มีผู้เชี่ยวชาญในเรื่องเอกสารเป็นผู้ควบคุม
3 ปีกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเอกสารอย่างน้อยปีละครั้ง ถ้า
หน่วยงานอื่นมีการอบรมก็อาจส่งไปร่วมฝึกอบรมด้วยจะเป็นการได้รับ
ความรู้ใหม่ๆ และเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างหน่วยงาน
4. จัดแหล่งเก็บเอกสารให้เหมาะสมและเพียงพอเป็น
เอกเทศออกไปจากหน่วยงานอื่น ๆ พร้อมทั้งจัดหาอุปกรณ์ที่ทันสมัยให้
เพียงพอ
5. จัดตั้งแหล่งผลิตเอกสารที่เหมาะสมและมีคุณภาพดัวย
อุปกรณ์ที่ทันสมัย
6. ก าหนดการใช้เอกสาร วิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร การ
ซ่อมบ ารุงรักษาอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร
7. จัดกระบวนการควบคุมเอกสารและก าหนดวิธีการ
ติดตามเอกสารไว้ให้ชัดเจน
8. ท าการประเมินผลงานทุกๆ6เดือน หรือ1ปี พร้อมทั้ง
ปรับปรุงผลการปฏิบัติทันที
9.จัดหาเครื่องมือและอุปกรณ์การผลิตและการจัดการ
เอกสารที่ทันสมัย
