Page 47 - โครงการการจัดการเอกสาร

39

ที่เรียกว่าแผ่นดิสก์ผู้จัดเก็บเอกสารจะใส่ตัวเลขติดกันไว้ใน

ชื่อที่จะจัดเก็บเมื่อพิมพ์ลายชื่อที่ได้บรรจุไว้ในแผ่นดิสก์แล้ว เครื่อง

คอมพิวเตอร์จะปรากฏรายชื่อบนจอพร้อมหมายเลขก ากับรายชื่อ

พนักงานจะค้นเอกสารตามหมายเลขนั้นได้ วิธีนี้เป็นการเก็บเอกสารตาม

ตัวเลขวิธีหนึ่งโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วย อย่างไรก็ตาม มี

วิธีการพิจารณาว่าธุรกิจชนิดใดควรเก็บเอกสารระบบหรือวิธีใด ด้วย

เหตุผลพอสังเขปดังนี้คือ

1. การจัดเก็บเอกสารตามล าดับตัวอักษร ใช้ในการจัดการ

เอกสารส่าหรับธุรกิจทั่วๆ ไป ตั้งแต่ขนาด

เล็กและขนาดใหญ่ แต่การจัดเอกสารระบบตามตัวอักษรจะมีข้อจ ากัด

ส าหรับธุรกิจที่มีเอกสารจ านวนมามักจะมีปัญหาในเรื่องชื่อที่เป็นหน่วย

เก็บที่ค่อนข้างจะคล้ายหรือซ้ ากันหลายๆชื่อซึ่งชื่อเหล่านี้จะเป็นชื่อแฟ้ม

ส าหรับเก็บเอกสารถ้ามีชื่อจ านวนมากจ านวนของแฟ้มเอกสารก็จะมาก

ตามไปด้วย

2. การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ หรือการเก็บเอกสาร

ตามภูมิภาค เหมาะส าหรับธุรกิจที่มีสาขาหรือหน่วยงานย่อยอยู่ใน

สถานที่ต่างๆ เช่น จังหวัดต่าง ๆ หรือภาคต่างๆ โดยจะใช้ชื่อจังหวัด

ประเทศเป็นหน่วยเก็บ ธุรกิจประเภทขนส่ง การค้าต่างประเทศหรือ

ธุรกิจที่ท่าการค้าส่งต่างๆ ควรใช้วิธีเอกสารตามภูมิศาสตร์นี้

3. การเก็บเอกสารตามเรื่อง เหมาะส าหรับธุรกิจที่เห็นว่า

เรื่องมีความส าคัญมากกว่าชื่อบุคคล อาจจะ

เป็นเรื่องโฆษณา เรื่องขายเชื่อ เรื่องค่าส่ง ค้าปลีก ดังนี้ก็รวมเรื่องต่างๆ

เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสะดวกในการค้นหาเรื่องราวที่ไม่ประสงค์จะทราบชื่อ

บุคคลและห้างร้าน