Page 46 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 46

38



                          10. การก าหนดเอกสารส าคัญๆ ส าหรับองค์การ เพราะ

           เอกสารจ านวนมาก คงต้องมีเอกสารที่มีความ


           ส าคัญต่อองค์การและอาจมีความลับต่อธุรกิจ จึงต้องก าหนดลักษณะของ


           เอกสารที่ส าคัญไว้ด้วย

           3.5 การเลือกใช้ระบบเก็บเอกสาร


            การเลือกใช้ระบบเก็บเอกสารเป็นอีกส่วนหนึ่งของผู้บริหารงาน เพราะ


           ระบบการจัดการเก็บเอกสารแต่ละระบบอาจจะเหมาะสมกับสภาพและ

           ขนาดของธุรกิจ การออกแบบการจัดเก็บเอกสารนั้นควรเป็นการรวมมือ


           กันระหว่างพนักงานเก็บเอกสาร ผู้บริหารงานเอกสาวหรือแม้แต่พนักงาน

           ผู้จ าหน่ายอุปกรณ์ การจัดเอกสารมักจะมีรูปแบบหรือแคตตาล็อก ทั้ง


           จากต่างประเทศและภายในประเทศใหม่ๆ เสมอ ๆ


                          การปฏิบัติงานประจ าวันย่อมมีเอกสารใหม่ๆ เกิดขึ้นจ านวน

           มากมาย หากเก็บเอกสารที่ส าคัญและไม่ส าคัญเข้าไว้ด้วยกัน จะท่าให้


           สิ้นเปลืองอุปกรณ์การจัดเก็บ จึงควรจัดแยกเอกสารไว้ในแหล่งและ

           เลือกใช้วัสดุที่เหมาะสมกับเอกสารแต่ละชนิดไป


           การรู้จักเลือกใช้วิธีหรือระบบเก็บเอกสารก็เช่นเดียวกัน ผู้บริหารงาน


           เอกสารจะต้องเรียนรู้ว่า เอกสาร

           ชนิดใด


                          เรื่องใดจะเก็บเอกสารในระบบใด เพื่อให้เหมาะสมและ

           สะดวกในการค้นหา ประหยัดอุปกรณ์และแหล่งเก็บ ในการจัดเก็บ


           เอกสารป่านเรานั้น เกือบร้อยเปอร์เซ็นต์จะต้องอาศัยตัวอักษรเข้าช่วย


           เสมอ แม้จะเป็นการจัดเก็บเอกสารระบบตัวเลข ระบบภูมิศาสตร์ หรือ

           เก็บตามเรื่อง แต่ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรเป็นที่นิยมมาก


           ที่สุดระบบหนึ่ง
   41   42   43   44   45   46   47   48   49   50   51