Page 42 - โครงการการจัดการเอกสาร

34

1. นโยบายของผู้บริหารสูงสุด

2. ค่าใช้จ่ายในการด าเนินการ

3. การจัดสรรเครื่องมือและอุปกรณ์ในขีดความสามารถของ

ตน

4. บุคลากรที่อยู่ในหน่วยงาน

5. โปรแกรมและกระบวนการจัดเก็บเอกสารที่จะเอื้อ

ประโยชน์ต่อการบริการเอกสารและประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน

เหตุผลการก าหนดศูนย์รวมเอกสาร

เอกสารทุกชนิดของกิจการที่จ าเป็นจะต้องเก็บไว้นั้น

โดยทั่วไปจะถูกเก็บไว้ใน 2 แหล่งเก็บ คือ

1. เก็บรวมไว้ที่ศูนย์บริหารงานเอกสาร

2. เก็บรวมไว้ในแต่ละแผนกที่ปฏิบัติ

มีข้อที่ควรน ามาพิจารณาว่า เอกสารควรจะเก็บไว้ในแต่ละแผนกที่

ปฏิบัติหรือหน่วยงานต่างๆ หรือควร เก็บไว้ที่ศูนย์บริหารงานเอกสาร

กลางนั้น พอสรุปได้ดังนี้

1. เอกสารควรเก็บในแหล่งเก็บเอกสารกลางหรือศูนย์บริหารงาน

เอกสารควรเป็นเอกสารดังต่อไปนี้คือ

1) เอกสารที่ไม่เกี่ยวกับนโยบายของกิจการหรือแผนแม่บทต่างๆ

2) เอกสารที่บอกลักษณะของแผนผัง แผนภูมิของกิจการ

3) เอกสารที่เป็นสถิติตัวเลขหรือเป็นประวัติศาสตร์ แหล่งค้นคว้าข้อมูล

ต่างๆ

4) เอกสารภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานไตหรือกิจการใดโดยตรง