Page 39 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 39
31
4 การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร ท าให้ผู้ปฏิบัติเกิดความ
ช านาญมากยิ่งขึ้น ผิดกับการกระจายการบริหารเอกสารประจ า
หน่วยงานต่างๆ อาจไม่ได้ผู้ที่มีความช านาญเท่าที่ควร
5. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสารจะมีแบบอย่างการปฏิบัติ
ที่เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน เมื่อเอกสารเกิดการช ารุดเสียหาย คืออาจ
ซ่อมแซมหรือแก้ไขได้รวดเร็ว แต่การกระจายศูนย์บริหารงานเอกสารจะ
ปฏิบัติงานได้ล่าช้ากว่าและอาจไม่เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน
6. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสารจะใช้อุปกรณ์จัดเก็บ
เอกสารได้ประโยชน์อย่างสูงสุด มากกว่าการกระจายการบริหารในแต่ละ
หน่วยงานอย่างไรก็ตาม ผู้บริหารงานเอกสารก็มีสิ่งที่จะต้องน ามา
พิจารณาประกอบด้วยหลายประการ นั่นก็คือขนาดองค์การ จ านวน
บุคลากร ความสามารถของบุคลากร จ านวนเอกสารที่ปฏิบัติ
งบประมาณที่มีจ ากัดด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้ควรน ามาเป็นข้อมูลในการก าหนด
นโยบายบริหารงานเอกสาร
ในการก าหนดนโยบายล่าหรับการบริหารงานเอกสารนั้น
จะต้องก าหนดจุดมุ่งหมายเป็นแนวทางปฏิบัติงานไว้พอสังเขป เพื่อให้
เกิดประโยชน์แก่ล่านักงานอย่างแท้จริง คือ
1 งานเอกสารจะต้องสามารถบริการทุกหน่วยงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพและรวดเร็ว
2. จัดให้มีการควบคุมเอกสารอย่างได้ผลสมบูรณ์ ก าหนด
ขอบข่ายหน้าที่ของผู้จับผิดชอบอย่างชัดเจน
