Page 34 - โครงการการจัดการเอกสาร

27

2.6.3 กำรจัดล ำดับขั้นกำรท ำงำนทั้งระบบ

งานทั้งระบบในส านักงานจะเป็นแนวทางให้ทุกหน่วยงานได้ยึดถือและ

เป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารจะตัดสินใจบริหารระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

เป็นการก าหนดขอบข่ายของผู้มีหน้าที่ในแต่ละหน่วยงานการจัด ระบบ

เป็นเรื่องเกี่ยวกับการตัดสินใจ การกระท าและการประเมินผลงาน

1. ในเรื่องของกำรตัดสินใจ จะระบุจ านวนของผู้มีหน้าที่

ตัดสินใจ หน้าที่ของผู้มีอ านาจตัดสินใจรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่จะต้อง

ติดสินใจ การจัดความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานที่ปฏิบัติปรับเปลี่ยน

แผนงานที่เหมาะสม

2. กำรประเมินผลและรำยงำน เป็นกระบวนการหนึ่งของ

การจัดล าดับขั้นของการท างาน จัดให้มีกระบวนการรายงานในเรื่อง

ต่างๆ เช่น ได้ท าอะไรไปบ้างแล้ว ใครเป็นผู้ท า ปัญหาและอุปสรรคให้

เสนอแนะแนว ทางแก้ไขปัญหา ผลิตผลของการปฏิบัติเป็นอย่างไร

2.6.4 กำรควบคุมระบบเลกสำร

การควบคุมระบบเอกสารเป็นกระบวนการส าคัญอีก

กระบวนการหนึ่ง ที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องจัดวางระบบอย่าง

เหมาะสม เริ่มตั้งแต่การตัดสินใจบริหารงานเอกสาร การบริหารงาน

เอกสารเครื่องมือผลิตเอกสาร การจ าแนกเอกสาร การสร้างแหล่งเก็บ

เอกสาร กระบวนการจัดเก็บเอกสาร การสร้างระบบรื้อค้นเอกสารและ

การจัดการท าลายเอกสาร การสรรหาเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย และ

การฝึกอบรมพนักงานเอกสารไห้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน

การตัดสินใจและวางระบบการควบคุมเอกสาร จะช่วยให้การบริหารงาน

เอกสารได้ผลสมความมุ่งหมายเป็นแหล่งให้การบริการแก่หน่วยงาน

ต่างๆ