Page 38 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 38
30
หน่วยที่ 3 นโยบำยบริหำรงำนเอกสำร
เอกสารมีความส าคัญต่อหน่วยงานอย่างมากดังได้กล่าว
มาแล้ว ยิ่งธุรกิจขนาดใหญ่เพียงใดก็จ าเป็นต้องมีเอกสารมากขึ้นเป็นเงา
ตามตัว การจัดการเอกสารจึงควรต้องวางหรือก าหนดหน่วยควบคุมและ
ผลิตเอกสารให้รดกุม ต้องพิจารณาขนาดขององค์การหรือหน่วยงานว่า
สมควรจะมีหน่วยงานควบคุมเอกตารกหน่วยหรือเอกสารต้องเก็บไว้ที่
ศูนย์เก็บเอกสารกลางแต่เพียงแห่งเดียว ต้องพิจารณาความสามารถของ
บุคลากรเคราะห์นโยบายขององค์การในเรื่องความส าคัญของการจัดการ
เอกสาร การจัดหางบประมาณและการวิเคราะห์ระบนการจัดเก็บ
เอกสารให้เหมาะสม
3.1 แหล่งเก็บและควบคุมเอกสำร
เหตุผลบางประการที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องค านึงถึงใน
เรื่องของการจัดแหล่งเก็บเอกสารไว้ในศูนย์ บริหารงานเอกสารหรือเก็บ
เอกสารไว้ในแต่ละหน่วยงานนั้น พอสรุปได้ดั้งนี้
1. การจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บเอกสารกลาง (การรวม
ศูนย์บริหารงานเอกสาร) จะได้ผลดีโดยไม่
มีการท างานซ้ าซ้อน แต่อาจจะมีความเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การจัดเก็บเอกสารไว้ในศูนย์รวม ลดค่าใช้จ่ายได้เพราะมี
อุปกรณ์ที่เป็นมาตรฐานพร้อมทั้งช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ก็มีข้อเสีย
อย่างหนึ่งคืออาจจะเสียเวลาที่ต้องออกจากศูนย์และนาเอกสารที่ใช้แล้ว
กลับคืนศูนย์กลางเก็บเอกสาร
3. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร สามารถควบคุมเอกสาร
ได้ที่เพราะเอกสารจะถูกรวบรวมอยู่ในแหล่งเดียวกัน แต่ก็มีข้อเสียใน
เรื่องการบริหารที่อาจล่าช้าได้
