Page 40 - โครงการการจัดการเอกสาร

32

3. การท าคู่มือการบริหารและบริการงานเอกสารแจกจ่ายไป

ยังหน่วยงานต่าง ๆ ช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพและพันสมัยอยู่

เสมอ

4. จัดวางระบบการควบคุมเอกสาร ตั้งแต่การผลิตเอกสาร

การปฏิบัติงานเอกสารและการเก็บรักษาตลอดถึงการโอนเอกสารหรือ

การท าลายเอกสารอย่างชัดเจน เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติและเพิ่ม

ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน

5. จัดสรรงบประมาณอย่างพอเพียงและเหมาะสมกับขนาด

ของการบริหารงานเอกสาร

6. จัดหรือก าหนดโครงการเพื่อพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

กันงานเอกสาร ให้ความรู้และสงไปรับการฝึกอบรมจากวิทยากรที่มี

ความรู้ความช านาญเป็นครั้งคราว

7. ก าหนดมาตรฐานของการปฏิบัติงาน มาตรฐานของงาน

และมาตรฐานของวัสดุอุปกรณ์ไว้ให้เหมาะสมกับขนาดของการจัดการ

เอกสาร เพื่อจะได้เป็นแนวทางตรวจสอบผลการต าเนินการ

8. ก าหนดระยะเวลาและวิธีการตรวจสอบและรายงานไว้

อย่างชัดเจน เพื่อจะได้ตรวจสอบการปฏิบัติงานได้อย่างได้ผลสมบูรณ์

ผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบการท างานของตนเองและเทียบเคียงกับ

มาตรฐานที่ได้ก าหนดไว้อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารงานเอกสาร ก็มีสิ่งที่

จะต้องน ามาพิจารณาด้วยนั้นก็คือ ขนาดองค์การ จ านวน