Page 45 - โครงการการจัดการเอกสาร

37

3.4 แผนงำนกำรจัดกำรเอกสำร

แผนงานการจัดการเอกสาร เป็นเรื่องที่ต้องก าหนดหนทางที่

ดีในการปฏิบัติ ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องก าหนดใช้ปฏิบัติให้สมบูรณ์

ตามจินตนาการหรือความคาดหวังไว้ คือ

1 ก าหนดนโยบายการจัดการบริหารอย่างชัดเจน การขอ

สนับสนุนในเรื่องงบประมาณและก าหนดวิธีปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม

2.หากสามารกจัดให้มีหน่วยควบคุมเอกสารกลางได้ ก็จัดให้

มีผู้เชี่ยวชาญในเรื่องเอกสารเป็นผู้ควบคุม

3 ปีกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเอกสารอย่างน้อยปีละครั้ง ถ้า

หน่วยงานอื่นมีการอบรมก็อาจส่งไปร่วมฝึกอบรมด้วยจะเป็นการได้รับ

ความรู้ใหม่ๆ และเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างหน่วยงาน

4.จัดแหล่งเก็บเอกสารให้เหมาะสมและเพียงพอเป็นเอกเทศ

ออกไปจากหน่วยงานอื่น ๆ พร้อมทั้งจัดหาอุปกรณ์ที่ทันสมัยให้เพียงพอ

5. จัดตั้งแหล่งผลิตเอกสารที่เหมาะสมและมีคุณภาพดัวย

อุปกรณ์ที่ทันสมัย

6.ก าหนดการใช้เอกสาร วิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร การซ่อม

บ ารุงรักษาอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร

7.จัดกระบวนการควบคุมเอกสารและก าหนดวิธีการติดตาม

เอกสารไว้ให้ชัดเจน

8.ท าการประเมินผลงานทุกๆ6เดือน หรือ1ปี พร้อมทั้ง

ปรับปรุงผลการปฏิบัติทันที

9.จัดหาเครื่องมือและอุปกรณ์การผลิตและการจัดการ

เอกสารที่ทันสมัย