Page 46 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 46
38
10. การก าหนดเอกสารส าคัญๆ ส าหรับองค์การ เพราะ
เอกสารจ านวนมาก คงต้องมีเอกสารที่มีความ
ส าคัญต่อองค์การและอาจมีความลับต่อธุรกิจ จึงต้องก าหนดลักษณะของ
เอกสารที่ส าคัญไว้ด้วย
3.5 กำรเลือกใช้ระบบเก็บเอกสำร
การเลือกใช้ระบบเก็บเอกสารเป็นอีกส่วนหนึ่งของผู้
บริหารงาน เพราะระบบการจัดการเก็บเอกสารแต่ละระบบอาจจะ
เหมาะสมกับสภาพและขนาดของธุรกิจ การออกแบบการจัดเก็บเอกสาร
นั้นควรเป็นการรวมมือกันระหว่างพนักงานเก็บเอกสาร ผู้บริหารงานเอก
สาวหรือแม้แต่พนักงานผู้จ าหน่ายอุปกรณ์ การจัดเอกสารมักจะมีรูปแบบ
หรือแคตตาล็อก ทั้งจากต่างประเทศและภายในประเทศใหม่ๆ เสมอ ๆ
การปฏิบัติงานประจ าวันย่อมมีเอกสารใหม่ๆ เกิดขึ้นจ านวน
มากมาย หากเก็บเอกสารที่ส าคัญและไม่ส าคัญเข้าไว้ด้วยกัน จะท่าให้
สิ้นเปลืองอุปกรณ์การจัดเก็บ จึงควรจัดแยกเอกสารไว้ในแหล่งและ
เลือกใช้วัสดุที่เหมาะสมกับเอกสารแต่ละชนิดไปการรู้จักเลือกใช้วิธีหรือ
ระบบเก็บเอกสารก็เช่นเดียวกัน ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องเรียนรู้ว่า
เอกสารชนิดใด
เรื่องใดจะเก็บเอกสารในระบบใด เพื่อให้เหมาะสมและ
สะดวกในการค้นหา ประหยัดอุปกรณ์และแหล่งเก็บ ในการจัดเก็บ
เอกสารป่านเรานั้น เกือบร้อยเปอร์เซ็นต์จะต้องอาศัยตัวอักษรเข้าช่วย
เสมอ แม้จะเป็นการจัดเก็บเอกสารระบบตัวเลข ระบบภูมิศาสตร์ หรือ
เก็บตามเรื่อง แต่ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรเป็นที่นิยมมาก
ที่สุดระบบหนึ่ง
