Page 47 - โครงการการจัดการเอกสาร

39

ที่เรียกว่าแผ่นดิสก์ผู้จัดเก็บเอกสารจะใส่ตัวเลขติดกันไว้ใน

ชื่อที่จะจัดเก็บเมื่อพิมพ์ลายชื่อที่ได้บรรจุไว้ในแผ่นดิสก์แล้ว เครื่อง

คอมพิวเตอร์จะปรากฏรายชื่อบนจอพร้อมหมายเลขก ากับรายชื่อ

พนักงานจะค้นเอกสารตามหมายเลขนั้นได้ วิธีนี้เป็นการเก็บเอกสารตาม

ตัวเลขวิธีหนึ่งโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วย อย่างไรก็ตาม มี

วิธีการพิจารณาว่าธุรกิจชนิดใดควรเก็บเอกสารระบบหรือวิธีใด ด้วย

เหตุผลพอสังเขปดังนี้คือ

1. กำรจัดเก็บเอกสำรตำมล ำดับตัวอักษร ใช้ในการจัดการ

เอกสารส่าหรับธุรกิจทั่วๆ ไป ตั้งแต่ขนาดเล็กและขนาดใหญ่ แต่การจัด

เอกสารระบบตามตัวอักษรจะมีข้อจ ากัด ส าหรับธุรกิจที่มีเอกสารจ านวน

มามักจะมีปัญหาในเรื่องชื่อที่เป็นหน่วยเก็บที่ค่อนข้างจะคล้ายหรือซ้ า

กันหลายๆชื่อซึ่งชื่อเหล่านี้จะเป็นชื่อแฟ้มส าหรับเก็บเอกสารถ้ามีชื่อ

จ านวนมากจ านวนของแฟ้มเอกสารก็จะมากตามไปด้วย

2. กำรเก็บเอกสำรตำมภูมิศำสตร์ หรือกำรเก็บเอกสำร

ตำมภูมิภำค เหมาะส าหรับธุรกิจที่มีสาขาหรือหน่วยงานย่อยอยู่ใน

สถานที่ต่างๆ เช่น จังหวัดต่าง ๆ หรือภาคต่างๆ โดยจะใช้ชื่อจังหวัด

ประเทศเป็นหน่วยเก็บ ธุรกิจประเภทขนส่ง การค้าต่างประเทศหรือ

ธุรกิจที่ท่าการค้าส่งต่างๆ ควรใช้วิธีเอกสารตามภูมิศาสตร์นี้

3. กำรเก็บเอกสำรตำมเรื่อง เหมาะส าหรับธุรกิจที่เห็นว่า

เรื่องมีความส าคัญมากกว่าชื่อบุคคล อาจจะเป็นเรื่องโฆษณา เรื่องขาย

เชื่อ เรื่องค่าส่ง ค้าปลีก ดังนี้ก็รวมเรื่องต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสะดวก

ในการค้นหาเรื่องราวที่ไม่ประสงค์จะทราบชื่อบุคคลและห้างร้าน