Page 49 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 49
41
1. เครื่องพิมพ์ส ำเนำเอกสำร เครื่องพิมพ์ส าเนานี้เป็น
เครื่องที่สามารถถ่ายจากต้นฉบับและอัดเป็นส าเนาได้ในตัว สะดวกใน
การจัดท าเอกสารหรือซ่อมรักษาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
2. เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้ำทั้งสองภำษำ มีความจ ามาก
ส าหรับการพิมพ์ชื่อดัชนี หรือการสร้างแบบเอกสาร (Form)แต่ละชนิด
ใช้ส าหรับการพิมพ์ส าเนาหรือท าเอกสารออกจากส านักงาน
นอกจากนั้น ยังมีเครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บบันทึกข้อมูล
ได้ แทรกอักษรโดยอัตโนมัติ มีเทปลบในเครื่องได้ด้วย
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ขนำดย่อม เครื่องคอมพิวเตอร์นี้มี
ความส าคัญมาก สามารถบันทึกข้อมูลและพิมพ์รามชื่อลูกค้าหรือ
รายละเอียดต่างๆ เก็บไว้ในแผ่นบันทึก (Disk1) ใต้มากมายเป็นแสนเป็น
ล้านชื่อ
4. ผู้เก็บเอกสำร (Cabinet) ตู้เก็บเอกสารมีอยู่หลายชนิด
โดยทั่วๆ ไปนิยมใช้ตู้เหล็กชนิด 4 ลิ้นชักและผู้ชนิดสองบาน ตู้เก็บ
เอกสารมีอยู่ด้วยกันหลายแบบ มีทั้งแนบใช้ไฟฟ้าเข้าช่วย บังคับด้วย
ปุ่มกด เมื่อพนักงานต้องการเปิดลิ่นชักขั้นใดก็กดปุ่มนั้น ลิ้นชักจะต่อยๆ
เคลื่อนออกมาโดยไม่ต้องใช้มือดึงแต่ตู้ชนิดนี้ราคาค่อนข้างแพง ส าหรับ
ตู้เอกสารทั่วๆ ไป ก็มีตั้งแต่ 2 ลิ้นชัก 3 สิ้นชัก 4 ชิ้นชัก สวนตู้ 5 ลิ้นชัก
และ 6 ลิ้นชักไม่ค่อยเหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากสูงเกินไป
ซึ่งไม่เหมาะกับคนไทย ตู้เก็บเอกสารอีกชนิดหนึ่งทีนิยมใช้กันทั่วๆ ไปก็
คือ ตู้เอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้มีหลายชั้น มีรางเป็นลูกล้อผลักเคลื่อนที่ไป
มาได้สะดวกส่วนที่เก็บเอกสารชนิดหมุนได้ไม่คอยนิยมใช้กันในบ้านเรา
ยังมีอุปกรณ์เก็บเอาสารอีกชนิดหนึ่งที่เป็นชั้นวางเอกสารแบบเปิด มี
ลักษณะเป็นตู้
