Page 48 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 48
40
4. กำรเก็บเอกสำรตำมตัวเลข เหมาะส าหรับหน่วยงานที่มี
เอกสารหรือรายชื่อลูกค้าจ านวนมากที่ต้องอาศัยตัวเลขเข้าช่วย ปัจจุบัน
นิยมใช้เก็บเอกสารกันมากขึ้น แม้จะเป็นการเก็บโดยอ้อมกิตาม เพราะ
ไม่จ าเป็นต้องค้นดัชนีอีกต่อไป เพียงกดชื่อลูกค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์
หมายเลขประจ าชื่อลูกค้าก็ปรากฏบนจอ ท าให้ค้นได้สะดวกและไม่
ผิดพลาด
ส าหรับการเก็บเอกสารตามเสียงไม่นิยมใช้ในปัจจุบันนี้
เนื่องจากเกิดการผิดพลาดได้ง่ายและไม่สะดวกในการด าเนินงาน
5. กำรเก็บเอกสำรตำมวันที่ การเก็บเอกสารวิธีนี้ เป็นเรื่อง
ง่ายๆ แต่ใช้เฉพาะเอกสารที่มีไม่มากนักโดยปกติจะใช้เดือนเป็นหัวข้อ
หรือเป็นบัตรน าหลัก ภายในเดือนนั้นๆ ก็จะเรียงเอกสารตามวันที่แต่มี
เรื่องแบ่งเป็นหัวข้อย่อยลงไป แต่ก็มีปัญหาเวลาจะค้นเอกสารเมื่อ
ต้องการ
3.6 อุปกรณ์ผลิตและกำรจัดกำรเอกสำร
วัสดุและอุปกรณ์ในการผลิตและจัดการเอกสารนั้น มีความ
จ าเป็นส าหรับองค์การเป็นอย่างมาก เพราะอุปกรณ์ที่ดีจะมีส่วนข่ายให้
การบริหารงานเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การที่ผู้บริหาร
ก าหนดมาตรฐานของอุปกรณ์ให้ได้มาตรฐานก็คือการเพิ่มประสิทธิภาพ
บริหารงานนั่นเอง
อุปกรณ์มาตรฐานส าหรับการจัดการเอกสารนั้น เป็น
สิ่งจ าเป็นที่งานการบริหารจะขาดเสียมิได้เพราะเอกสารจะต้องถูกบรรจุ
ไว้อย่างมิดชิดและปลอดภัยจากการสูญหาย โดยพื้นฐานมักจะประกอบ
ไปด้วยอุปกรณ์ต่างๆ ต่อไปนี้ คือ
