Page 50 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 50
42
แต่เอกสารไว้รวมๆกัน โดยปกติจะเก็บเอกสารที่ไม่ได้จ าเป็น
หรือไม่ค่อยได้ใช้ และส่วนมากจะวางเอกสารทั้งแฟ้มไว้ในชิ้นนี้อุปกรณ์
ส าหรับเก็บบัตรดัชนีและเก็บข้อความในบัตร เป็นอุปกรณ์ที่ส าคัญอีก
อย่างหนึ่ง โดยทั่วๆ ไปท าเป็นสิ้นชักเล็กๆ คล้ายรางหรือท าเป็นกล่อง
พลาสติกซึ่งมีขายอยู่ทั่วไป อุปกรณ์ดังกล่าวมักใช้เก็บบัตรขนาด
5”#3”,6”3”และ 5”#8”
5. แฟ้มเอกสำร (Folders)แฟ้มเก็บเอกสารมีส่วนส าคัญ
มากในการรวบรวมเอกสารไม่ให้กระจัดกระจายนอกจากนั้นแฟ้มเก็บ
เอกสารยังเป็นปกของเอกสารไม่ให้ช ารุดอีกด้วย แฟ้มเก็บเอกสารมัก
ผลิตด้วยกระดาษหนาและเหนียว บางครั้งอาจท าจากพลาสติกเหนียว มี
ช่องด้านบนส าหรับเสียบหัวเรื่อง (Caption)ของเอกสาร ซึ่งจะมีขนาด
บรรจุเอกสารได้ 50 ฉบับถึง 500 ฉบับ มีขนาดกว้างยาวพอเหมาะกับ
ขนาดขอลิ้นชักใสลิ้นชักได้กระชับเลื่อนไปมาได้พอดี แฟ้มเอกสาร
อาจจะเป็นแฟ้มตัดธรรมดาหรือแฟ้มแขวนก็ได้
ส่วนประกอบที่จะใช้กับแฟ้มอีกอย่างหนึ่งก็คือ บัตรน าหรือ
ดัชนีคั้น บัตรนี้เป็นกระดาษค่อนข้องแข็งใช้น้ าเอกสารและช่วยให้แฟ้ม
กระชับขึ้นไม่แกว่งไปมา
6. เครื่องบันทึกเสียงและเครื่องบันทึกภำพ การเก็บ
เอกสารด้วยเครื่องบันทึกเสียงและบันทึกภาพเป็นการเก็บเอกสารระยะ
สั้นๆ เมื่อต้องการจะใช้ก็ถอดข้อความจากเรื่องและหรือใช้ประโยชน์ได้
จากการใช้เครื่อง Video Tape Recorder ผ่านเครื่องรับโทรทัศน์อีกต่อ
หนึ่ง
