Page 55 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 55
46
หน่วยที่ 4 ควำมจ ำเป็นและประโยชน์ในกำรเลือกเก็บเอกสำร
ดังได้กล่าวแล้วว่า คาตาเนินการเกี่ยวกับเอกสารนั้น มีมูลค่า
มากมายถึง 10-40 เปอร์เซนต์ของค่าใช้จ่ายของานธุรการ เอกสารที่ถูก
ผลิตขึ้นมาทุกชิ้นย่อมมีความส าคัญเสมอ แต่เมื่อเอกสารจ านวนมากที่ใช้
จะเก็บไว้ทั้งหมด ก็อาจมีปัญหาเรื่องอุปกรณ์และแหล่งเก็บ พนักงาน
เอกสารจึงต้องเข้าใจถึงลักษณะของเอกสารที่จะเก็บ ระยะเวลาที่จะเก็บ
ตลอดจนเลือกแหล่งเก็บเอกสารที่เหมาะสม อันที่จริงวงจรเอกสารที่
สมบูรณ์จะมีอยู่ 5 ชั้นตอน คือ
ขั้นผลิตเอกสาร ขั้นใช้เอกสาร ขั้นเก็บเอกสาร
1 2 3
ขั้นค้นหาเพื่ออ้างอิง ขั้นท าลาย
4 5
เอกสารบางชนิดเมื่อใช้แล้ว อาจไม่ต้องเก็บไว้ เช่น ใน
โฆษณาแผ่นปลิวต่างๆ แต่เอกสารจ านวนมากใช้แล้วจะต้องน าเข้าเก็บ
ในแหล่งเก็บเอกสาร ด้วยวิธีการจัดเก็บอย่างเหมาะสมเพื่อการอ้างอึง
ต่อไป เมื่อหมดความจ าเป็นก็น าไปท าลายเสีย เพื่อลดความสับสน
ยุ่งยากและลดจ านวนอุปกรณ์และแหล่งเก็บด้วย
