Page 56 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 56
47
4.1 ควำมจ ำเป็นที่ต้องเก็บเอกสำร
ท าไมจึงต้องมีการจัดเก็บเอกสาร ค าตอบที่ค่อนข้างชัดเจน
คงได้แก่ เหตุผลที่ว่าเอกสารนั้นมีความส าคัญ ช่วยบันทึกความจา เป็น
เครื่องมือที่จะใช้อ้างอิงได้เมื่อมีความจ าเป็น ซึ่งหากจะกล่าวให้เป็นข้อๆ
ได้ดังนี้
1.เอกสารคือหลักฐานหรือพยานที่จะใช้อ้างอิงได้ หาก
อ้างอิงกันอย่างไรย่อมปรากฏชัดแจ้งยิ่งกว่าค าพูดลอยๆ
2.เอกอกสารเป็นเครื่องบันทึกความจ าของมนุษย์ได้ดีที่สุ
เอกสารจะเป็นสิ่งที่ให้รายละเอียดของอดีโดยไม่มีการสูญหาย
แม้กระทั่งจะบันทึกข้อความต่างๆ ลงไว้เพื่ออนาคตก็ท าได้
3. เอกสารเป็นแหล่งคว้าในทางประวัติศาสตร์ได้ดีที่สุด
สามารถจดบันทึกทั้งตัวอักษรและรูปภาพประกอบได้ชัดเจน เก็บไว้ได้
นานและจัดหาได้ง่ายและสะดวก
4. เอกสารเป็นเครื่องมือช่วยที่ส าคัญของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
เป็นแหล่งอ้างอิงของฝ่ายบริหาร ใช้เป็นแนวทางปรับปรุงกิจการได้
สะดวก เก็บค้นก็ตามารถท าได้รวดเร็ว ตลอดจนขั้นตอนการผลิตก็
ง่ายดาย
5 เอกสารเป็นเครื่องมือในการติดต่อได้สะดวกและสมบูรณ์
ที่สุด ระหว่างหน่วยงานต่างๆ หรือระหว่างผู้บังคับบัญชากับ
ผู้ใต้บังคับบัญชา
6. เอกสารสะท้อนให้เห็นถึงเหตุและผลของการด าเนินการ
กิจการและเหตุผลของวิธีการต่างๆ ที่ปฏิบัติงานตลอดจนรูปลักษณ์ของ
องค์การได้ดีกว่าดังได้กล่าวถึงความส าคัญของเอกสารแล้วว่า มี
