Page 57 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 57
48
ความส าคัญและจ าเป็นต่อกิจการเพียงใด ผู้ด าเนินการเกี่ยวกับเอกสารกิ
จะต้องเรียนรู้ว่าเอกสารนั้นจะเก็บไว้ที่ใด อย่างไร เพื่อให้สะดวกในการ
จัดท า เก็บค้นหรือเลือกแพล่งเก็บที่เหมาะสมและประหยัดค่าใช้จ่าย
ของส านักงาน
4.2 วัตถุประสงค์กำรเลือกเก็บเอกสำรให้เป็นระเบียบ
เนื่องจากเอกสารเป็นศูนย์ความจ า เมื่อเอกสารที่จ าเป็นเพื่อ
การเก็บต้น จึงต้องมีแหล่งเก็บเอกสารที่ดีปลอดภัย สะดวกในการจัดท า
และงายในการค้นหาเมื่อต้องการจะใช้ ผู้มีอ านาจจะต้องเข้าใจถึงความ
จ าเป็นและวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกลารอย่างดี ตระหนักถึง
ความส าคัญของการเก็บเอกสาร ดังนั้น จึงพอกล่าวถึงวัตถุประสงค์หลัก
ที่ส าคัญในการเก็บเอกสารได้ดังนี้
1. เพื่อรวบรวมเอกสารชนิดเดียวกันหรือคล้ายคลึงกันไว้ใน
แหล่งเก็บเดียวกัน เมื่อเวลาต้องการใช้จะได้ไม่สับสน และสะดวกในการ
อ้างอิง
2. ให้สามารถค้นหาได้รวดเร็วเมื่อต้องการจะใช้หรือได้รับ
การร้องขอจากหน่วยงานอื่นๆ
3. เพื่อเป็นการยืดอายุการใช้งานของเอกสาร เพราะ
เอกสารจะถูกบรรจุไว้ในแหล่งเก็บที่เรียกว่าแฟ้มเรียงไว้อย่างเป็น
ระเบียบไม่หักงอหรือฉีกขาดได้ง่าย
4. เพื่อเก็บเอกสารต่างๆ ไม่ให้สดับซับซ้อน มีการแยก
ประเภทเอกสารไว้อย่างชัดเจน
5. เพื่อมิให้เอกสารสูญหายและประหยัดสถานที่เก็บและ
อุปกรณ์ในการจัดเก็บ
