Page 62 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 62
52
5.1 กำรจัดอุปกรณ์สร้ำงเอกสำร
เมื่อได้วางแผนงานการบริหารเอกสารโดยตระหนักถึงวงจร
ของเอกสารมีตั้งแต่การสร้างหรือผลิตเอกสารการจ าแนกและการใช้
การน าเข้าเก็บ การจัดเก็บเอกสาร การสืบค้นเมื่อต้องการใช้ ไปจนถึง
การท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็นไปแล้ว ผู้บริหารงานเอกสาร
จะต้องวางแผนการใช้อุปกรณ์ตั้งแต่การสร้างหรือจัดหาได้อย่าง
เหมาะสม
5.1.1 อุปกรณ์ในกำรสร้ำงหรือผลิตเอกสำร
การสร้างหรือผลิตเอกสาร มีอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องอยู่หลาย
ประการ เช่น อุปกรณ์ในการร่างเอกสารพิมพ์เอกสาร ส าเนาเอกสาร
เป็นต้น การ่างเอกสาร มีกระดาษว่างเป็นอุปกรณ์ การพิมพ์เอกสารด้วย
เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าชนิดตัวอักษรที่ทันสมัยเปลี่ยนตัวอักษรได้หลาย
แบบ มีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษอยู่ในเครื่องเดียวกัน มีแถบลบ
ค าผิดอยู่ในเครื่อง สะดวกในการลบค่าผิด เครื่องพิมพ์ดีดสมัยใหม่
สามารถเก็บข้อมูลข้อความที่พิมพ์ได้เมื่อต้องการจะใช้เป็นส าเนาหลายๆ
ส าเนา ก็สามารถตั้งจ านวนได้ตามต้องการ
1. เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่จ่าเป็นและมี
ความส าคัญในการผลิตเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์มี
ประโยชน์ในการจัดพิมพ์เอกสารมาก สามารถสร้างรูปภาพต่างๆ กราฟ
สถิติ และออกแบบลวดลายหรือเขียนแบบแปตนได้ทุกชนิด เครื่อง
คอมพิวเตอร์สามารถเก็บข้อมูลได้จ านวนมากเมื่อตั้งโปรแกรมไว้อย่างไร
เครื่องจะพิมพ์ออกมาให้ตามต้องการ
