Page 63 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 63
53
2. เครื่องถ่ำยเอกสำร ในปัจจุบันเครื่องถ่ายส าเนาเอกสาร
ค่อนข้างจะล้าสมัย เมื่อมีเครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสารเข้ามาแทนที่ เมื่อ
พนักงานต้องการเอกสารหรือแบบพิมพ์ต่าง ๆ อย่างไร ก็น าแบบพิมพ์ที่
ได้เคลือบไว้ในกระดาษธรรมดา ใส่ลงไปในเครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสาร
เครื่องพิมพ์ส าเนาจะถ่ายส าเนาและจัดเป็นส าเนาเอกสารไปในตัว
ภายในเครื่องเดียวกันเหมือนกับการอัดส าเนาจากกระดาษไข สะดวก
และรวดเร็วไม่เปื้อนเปรอะหมึก เอกสารไม่เลอะเทอะและสะดวกในการ
ผลิตเอกสารทุกชนิด เอกสารที่ได้จะคมชัดคล้ายกับฉบับจริง ถ้าเอกสาร
เป็นสี เครื่องจะถ่ายออกมาเป็นภาพสีได้อีกด้วย
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบ เป็นยุปกรณ์ชนิดหนึ่ง
ที่ทันสมัย เพราะในปัจจุบันวิทยาการก้าวหน้าในเรื่องการใช้เทคโนโลยี
โดยยู่ในระดับการแข่งขันกันมาก เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบ
ลวดลายต่างๆถูกผลิตขึ้นเพื่อสนองความต้องการของธุรกิจ ผู้ใช้สามารถ
ขยาย จัดแต่ง เก็บสีสัน ลวดลายโดยจัดโปรแกรมและใส่เข้าเครื่อง
คอมพิวเตอร์ เครื่องจะปฏิบัติตามค าสั่งของผู้สั่งงานโดยเลือกกดปุ่มแต่ง
ขยายได้ตามต้องการ
5.1.2 แบบฟอร์มเอกสำร (Format)
เมื่อกล่าวถึงแบบฟอร์มนั้น ถือเป็นความส าคัญอีกชนิดหนึ่ง
ในการผลิตเอกสาร เพราะประมาณร้อยละ 30 ของเวลาการท างาน
เอกสารจะเสียไปส าหรับการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร แบบฟอร์มที่ดีจะ
มีปัญหาน้อยที่สุดหรือเกือบไม่มีปัญหาเลยเกี่ยวกับการกรอกข้อมูล
แบบฟอร์มที่ดีต้องกรอกง่าย อ่านแล้วเข้าใจง่าย ประโยชน์ของ
แบบฟอร์มจะช่วยให้เอกสารที่จัดท าขึ้นได้ความสมบูรณ์และชัดเจน
