Page 67 - โครงการการจัดการเอกสาร

57

5.1.4 ประเภทของฟอร์ม

แบบฟอร์มที่ใช้กันอยู่ทั่วๆ ไปนั้น มีอยู่หลายชนิดด้วยกัน ถ้า

เราจะแยกตามลักษณะเป็นประเภทต่างๆ ก็อาจจะแยกได้เป็น

3 ประเภท ได้แก่

1. แยกตามลักษณะงาน การแยกแบบฟอร์มตามลักษณะ

ของงานนั้น หมายความว่างานนั้นๆ เป็นลักษณะใด เช่น แยบฟอร์มเพื่อ

การขาย แบบฟอร์มเพื่อการรายงาน แบบฟอร์มส าหรับประวัติบุคลากร

แบบฟอร์มส าหรับการควบคุมปริมาณงาน แบบฟอร์มการรับจ่ายเงิน

เป็นต้น

2. แยกตามการใช้ส าเนา มีทั้งแบบที่ใช้ครั้งละ 1 ฉบับ (แผ่น

เดียว) มีให้กรอกตามรายการครบถ้วนอยู่แล้ว กับแบบที่ใช้หลายๆ

ส าเนา มักจะมีการอาบน้ ายาไว้ด้านหลังของแผ่นแรก เมื่อเขียนก็จะติด

แผ่นส าเนาด้วย อาจจะมี 3-4 ส าเนาก็ได้ การใช้น้ ายาอาบหลังกระดาษ

เพื่อให้ติดแผ่นส าเนานั้น นิยมใช้กันมากกว่าการใช้คาร์บอนของแต่ละ

แผ่นซึ่งยุ่งยากกว่ามาก

3. แยกตามลักษณะของการใช้เป็นแบบฟอร์มส าหรับผู้

ติดต่อภายนอกและส าหรับใช้ภายในหน่วยงานนั้น

5.1.5 โครงร่ำงของฟอร์ม

โครงร่างของแบบฟอร์มก็เป็นส่วนส าคัญประการหนึ่งที่

ผู้ออกแบบฟอร์มจะต้องพิถีพิถัน เพราะแสดงถึงความนิยมและ

ประทับใจผู้รับและให้สะดวกและง่ายต่อการเข้าใจของผู้ใช้ โครงร่างของ

แบบฟอร์มนั้น ควรมือยู่ 4-5 ขั้นตอน คือ