Page 69 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 69
59
3. ท าให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ฟอร์มที่ได้จัดพิมพ์ไว้แล้วสะดวกในการ
ด าเนินการ ประหยัดเวลาเพราะผู้กรอกข้อความไม่ต้องกรอกข้อความ
ทั้งหมด ฟอร์มอาจเป็นขนาดพอเหมาะกับความต้องการ ไม่จ าเป็นต้อง
ใช้ขนาดใหญ่เกินความจ าเป็น
5.1.7 กำรวิเครำะห์แบบฟอร์ม
การวิเคราะห์คือการส ารวจตรวจสอบดูความต้องการใช้
แบบฟอร์มและประโยชน์ของการใช้แบบฟอร์มได้ตรงตามเป้าหมาย
หรือไม่ แบบฟอร์มบางชนิดที่ใช้ไปแล้ว ควรน ามาวิเคราะห์ถึง
ผลประโยชน์ที่จะได้รับ หรือความบกพร่องของแบบฟอร์ม ตลอดจนสิ่งที่
ควรปรับปรุงแก้ไขและระยะเวลาของการแก้ไขแบบฟอร์ม
ผู้ออกแบบฟอร์ม ควรหาข้อมูลด้วยการสัมภาษณ์หรือ
สอบถามจากหน่วยงานผู้ใช้แบบฟอร์มทั้งหมดโดยส ารวจความต้องการ
ของการใช้แบบฟอร์ม ข้อมูลที่ควรปรากฏในแบบฟอร์ม อย่างน้อยควร
วิเคราะห์ถึงรายละเอียดของแบบฟอร์มดังต่อไปนี้
1. ความต้องการของการใช้แบบฟอร์ม จะใช้แบบใด จะใช้
แบบฟอร์มกี่ส าเนา จะใช้แบบฟอร์มแบบฉีกส าเนาหรือแบบรวมส าเนา
ทั้งหมด
2 แบบฟอร์มนั้นจะน าข้อมูลไปใส่ในเครื่องคอมพิวเตอร์
หรือไม่ ถ้าจะน าไปใส่ไว้ในข้อมูลคอมพิวเตอร์ควรออกแบบฟอร์มอย่างไร
3. วิเคราะห์ค าอธิบายหรือหัวข้อของแบบฟอร์มด้วยว่ามี
ความเหมาะสมที่จะใช้งานในหน่วยงานหรือไม่ถ้าจ าเป็นต้องตัดตอนต่อ
เติมอย่างไร ควรให้แต่ละฝ่ายเสนอแนะให้ทราบด้วย
