Page 70 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 70
60
4. ผู้ใช้แบบฟอร์มต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมบ้าง ข้อความใด
ที่เหมาะสมหรือควรตัดแปลงให้เข้าใจง่าย
ก็ต้องปรับปรุงแก้ไขทันที
5. ใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม โดยดูจากพื้นฐานการศึกษา
แผนกงานใดหรือหน่วยงานใด มีการกรอกแบบฟอร์มผิดพลาดมากที่สุด
หรือมีปัญหามากที่สุด นาปัญหาเหล่านั้นมาแก้ไขต่อไป
6. แบบฟอร์มควรเก็บไว้นานเท่าใด มีจ านวนเท่าใด ใครเป็น
ผู้รับผิดชอบในการออกแบบฟอร์มที่ดีเมื่อได้วิเคราะห์ข้อมูลเพียง
พอสมควรแล้ว ผู้ออกแบบฟอร์มก็น่ามาแก้ไขปรับปรุงการใช้แบบฟอร์ม
ที่เหมาะสมในโอกาสต่อไป
5.2กำรจัดอุปกรณ์เพื่อจัดเก็บเอกสำร
5.2.1 อุปกรณ์จ ำแนกเอกสำร
อุปกรณ์แยกหรือจ าแนกเอกสาร (Sorting equipment)
คือ เครื่องมือจ าแนกเอกสารออกเป็นพวกๆตามตัวอักษรที่จะเก็บหรือ
เรื่องที่จะเก็บเพื่อไม่ให้เอกสารลับสนหรือสลับซับซ้อนก่อนน าเข้าเก็บ
อุปกรณ์จ าแนกประเภท อาจเป็นแบบโครงเหล็ก อุปกรณ์ ถาดแยก
เอกสาร อุปกรณ์แยกเอกสาร กระบะเปิดฝาปลายบาน อุปกรณ์แยก
เอกสารชนิดเป็นรูปหวีหรือแฉก อุปกรณ์ชนิดนี้ไม่จ าเป็นต้องมีมาก หาก
เอกสารมี ไม่มากก็อาจไม่จ าเป็นต้องใช้หลายชนิด
