Page 72 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 72
62
ตู้เก็บเอกสารก็เป็นอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่ส าคัญมาก มีทั้งหมด 3 ลิ้นชัก 4
ลิ้นชัก และ 5 ลิ้นชัก แต่ละลิ้นชักจะใส่แฟ้มลงไปปกติไม่ควรใส่แฟ้มเกิน
40 แฟ้ม เพราะจะท่าให้สิ้นชักแน่น ไม่สะดวกในการค้นหาเอกสาร ตู้
เก็บเอกสารควรวางไว้หลังห้องเก็บเอกสาร เรียงตามล าดับ มีป้ายของชื่อ
ประเภทเอกสาร แต่ละลิ้นชักจะมีป้ายบอกล าดับชื่อดัชนี ตู้เก็บเอกสาร
อีกชนิดหนึ่งเป็นตู้เก็บบัตรรายชื่อลูกค้า มีขนาดความกว้าง5" 3 หรือ 6 *
3 อุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องเจาะรูกระดาษ และชั้น
วางเอกสาร เป็นต้น
5.3 หลักกำรเลือกใช้อุปกรณ์ต่ำงๆ
อุปกรณ์ที่เป็นเครื่องมือในการแยกเอกสารนั้นการจัดเก็บ
เอกสารในบ้านเรานิยมใช้กระบะหรือตะกร้าเหล็ก (Soring ray) เพื่อการ
แยกเอกสาร ส่วนอุปกรณ์ชนิดอื่น มีความส าคัญไม่มากนัก เนื่องจาก
เอกสารที่เก็บมีไม่มาก อย่างไรก็ตาม หากจะมีเอกสารมากขึ้นเป็นล าดับ
ก็อาจขยายจ านวนอุปกรณ์มากขึ้นในลักษณะเดียวกัน
แฟ้มเอกสำรมีทั้งแฟ้มสันหนา ท าด้วยกระดาษแข็ง มีห่วงร้อยล็อค
เอกสารที่จ าเป็นต้องเจาะรูเอกสารแฟ้มชนิดนี้นิยมเก็บเอกสารเป็น
เรื่องราวเดียวกัน ที่สันแฟ้มจะมีที่อ่านให้เขียนชื่อเรื่องไว้พร้อม
รายละเอียดเพิ่มเติม เมื่อจะเรียงแฟ้มชนิดนี้ นิยมวางให้สันแฟ้มหันออก
เพื่อสะดวกในการอ่านและค้นหา
