Page 77 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 77
67
เครื่องผลิตและเก็บเอกสำรระบบไม่โครฟิล์ม เอกสารที่มี
ความจ่าเป็นจะต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลายาวนาน และมีความจ าเป็น
อย่างยิ่ง อาจจะใช้เครื่องมือเก็บเอกสารที่ทันสมัยเข้ามาช่วยในการเก็บ
นั่นก็คือการน าเอาระบบไมโครกราฟฟิกมาใช้ ซึ่งระบบนี้จะสามารถ
ประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสารเพราะเครื่องดังกล่าวจะสามารถถ่าย
ย่อส่วนจากต้นฉบับเดิมลงในไมโครฟิล์มและน่าไปอ่านในเครื่องอ่านอีก
ขั้นตอนหนึ่งภายหลังจากไมโครฟิล์มได้ผ่านกรรมวิธีล้างด้วยเครื่องล้าง
มาแล้ว
เครื่องจัดเก็บเอกสำรในระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บ
เอกสารชนิดนี้ ข้อมูลที่ต้องการเก็บจะถูกบรรจุด้วยเครื่องที่เรียกว่า
สแกนเนอร์ โดยการท าบันทึกลงในแผ่นเก็บข้อมูล (แผ่นดิสก์) เมื่อ
ต้องการข้อมูลใดๆ ก็ใส่แผ่นดิสก์ลงไปตามรหัสของแผ่นดิสก์หรือ
เรื่องราวที่ต้องการ เครื่องจะน าข้อมูลในแผ่นดิสก์แสดงที่จอภาพ และ
เมื่อต้องการส าเนาของข้อมูลนั้น ก็กดปุ่มสั่งให้เครื่องท่าข้อมูลบันทึกลง
ในแผ่นกระดาษได้ การเก็บข้อมูลวิธีนี้เหมาะที่จะใช้ตามโรงพยาบาลมาก
